ISO 9001 Belgesi başlangıç aşamasını antlaşma/sözleşme imzalayarak karşılayan kuruluşlar belgelendirme aşamasının ilk adımını gerçekleştirmiş olurlar.

Anlaşma içeriğinde, belgelendirmenin nasıl yapılacağı hangi aşamalardan geçeceği, sorumlulukların neler olacağı, ödenecek ücretler vb. uluslararası belgelendirme standartları gereğince belirlenmiş unsurlar yer almaktadır.

Antlaşmayı belgelendirme sürecini başlatan adım olarak değerlendirdikten sonra kuruluşlar ikinci adım olarak belgelendirme firması ile denetim planı yaparak mutabakat sağlarlar. Belgelendirme planı, firmanın büyüklüğü, kompleks yapısı, iştigal alanının risk durumu, teknik uzmanlık gereksinimleri, personel sayısı vb. gibi durumların değerlendirildiği IAF-Uluslararası Akreditasyon Forumu MD 5 Dokümanına göre planlama yapılır. Kriter doküman, denetimin, kuruluşun sektörel risk durumuna göre kaç adam gün ve ne şekilde yapılacağına işaret eder.

Belgelendirme firması MD 5 rehberinden istifade ederken kendi denetçi personel müsaitlik durumlarını, denetim süresinde hangi denetçilerin denetimi nerede ve nasıl yapacakları gibi bir plan taslağı hazırlar. Hazırlanan taslak müşteri kuruluşun onayına sunulur. Müşteri kuruluş, belgelendirme firmasının plan taslağını kendi müsaitlik durumuna göre değerlendirir ve uygun yada revizyon için belgelendirme firmasına geri besleme yapar. Plan her iki tarafça onaylanan terminler için neticeye kavuşmuş olur.

Mutabakat sağlanan denetim planına göre müşteri kuruluşa denetim için denetçiler gönderilir. Denetimler 2 aşamada gerçekleşmektedir. İlk aşamada dokümante bilgi incelenir. Bu inceleme illaki müşteri kuruluşta gerçekleşmeyebilir. Müşteri kuruluşun sektörel risk sınıfı düşük yada orta seviyede ise belgelendirme kuruluşu bu denetimi belgelendirme firması ofisinde dokümante bilgi incelemesi yaparak gerçekleştirebilir. Bu aşamada kararlar belgelendirme firması ve denetçileri ile beraber alınır. Sektörel risk seviyesi yüksek olan müşteri kuruluşun ilk aşama (Aşama 1-doküman inceleme denetimi) denetimi mutlaka müşteri kuruluş sahasında gerçekleştirilir.

İlk aşama (Aşama 1) denetimi uygun gerçekleşen kuruluşa ikinci aşama(Aşama 2-saha denetimi) planı mutabakatı sağlanacak şekilde planlanır. Ancak bu planlamadan önce müşteri kuruluşun ilk aşama denetimindeki uygunsuzlukları gidermiş olması gerekir.

Aşama 2 denetim planının her iki tarafça onaylanmasından sonra görevlendirilen denetçiler müşteri kuruluşa saha denetimi için ziyaretlerde bulunurlar.

Aşama 2 sürecinde tespit edilen uygunsuzlukların 3 ay içerisinde giderilmesi, belgelendirme kuruluşu baş denetçisi (denetimde görev alan) tarafından takip edilir.

Soru: Uygunsuzluğu kapatmayan müşteri kuruluş belgeyi alabilir mi ?

Cevap: Hayır alamaz. Verilen termin süreci içerisinde uygunsuzlukları kapatmayan kuruluşlara belge verilemez ve süreç başa döner.

Uygunsuzlukları gideren müşteri kuruluş baş denetçi ile uygunluk mutabakatı sağladıktan sonra belgelendirme kuruluşu baş denetçisi müşteri kuruluş denetim raporunu nihai şekilde oluşturarak belgelendirme kuruluşu ilgili bölümüne teslim eder. Teslim edilen raporu, belgelendirme kuruluşunun ilgili sektör deneyimi olan atanmış denetçilerinden oluşan bir komite inceler. Komitenin raporu onaylaması aşamasından sonra belgelendirme kararı ile son aşamada tamamlanmış olur.

Belgelendirme adımlarının 3 aşaması kısaca aşağıda verilmiştir.

1. Aşama: Sözleşme

Belgelendirme süreci imzalanan sözleşme ile başlar,

2.Aşama: Denetim

Mutabakat üzere yapılan denetim planı onayı ile denetim gerçekleştirilir. Uygun yada uygunsuz olarak neticelendirilerek diğer aşamaya geçilir.

3.Aşama: Belgelendirme

Uygun sonuçlandırılan denetim raporu komitenin verdiği uygunluk kararı ile belgelendirme firması tarafından ISO 9001 Belgesi’ ne dönüştürülür. Basılan sertifika müşteri kuruluşa teslim edilerek bu süreç sonlanır.

#ISO 9001 in Gelişim Aşamaları, #ISO 9001 Standardı Madde Aşamaları, #ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Kurulum Aşamaları, #ISO 9001 Belgesi Başlangıç Aşamaları, #ISO 9001 Belgelendirme Aşaması, #ISO 9001 Belgesi PUKÖ Aşamaları, #ISO 9001 Amaç Özellik Seçim Aşamaları, #ISO 9001 Stratejik Analiz Süreç Aşamaları, #ISO 9001 Süreç Yönetim Aşamaları, #ISO 9001 Swot Analiz Aşamaları, #ISO 9001 Risk Yönetim Aşamaları, #ISO 9001 Proje Yönetim Süreci Aşamaları, #ISO 9001 Yönetim Örgütlenme Süreç Aşamaları, #ISO 9001 Tasarım Süreci Aşamaları, #ISO 9001 Satın Alma Süreç Aşamaları, #ISO 9001 İç Tetkik Süreç Aşamaları, #ISO 9001 YGG Toplantısı Süreç Aşamaları, #ISO 9001 Problem Çözme Süreç Aşamaları, #ISO 9001 Süreç İyileştirme Aşamaları