İçindekiler

  1. ISO 9001 Belgelendirme Prosedürü
  2. ISO 9001 Denetçisi Nasıl Atanır ?
  3. ISO 9001 Denetim Aşamaları
  4. ISO 9001 Denetim Prosedürü
ISO 9001 Denetim ve Belgelendirmesi

ISO 9001 Standardının uygunluk durumlarını ortaya koyan ve duruma göre iso 9001 belgesi veren Sistem Belgelendirme Kuruluşları’dır.

Bu kuruluşların yaptığı denetim faaliyetleri yine denetim standardı olan ISO 19011 standardında da tarif edildiği gibi 3.taraf denetimler şeklinde tanımlanmıştır.

Kalite Yönetim Sistemi ‘ni oluşturan ve uygulayan kuruluşların belgelendirilmesi “ISO 9001 Denetim ve Belgelendirmesi” Süreci Prosedürü ile gerçekleştirilmektedir.

Bu Prosedür gerekleri başvuru aşaması ile başlamaktadır. Belgelendirilmek isteyen işletme, ISQ’ ya ait müracaat formunu doğru ve eksiksiz olarak doldurarak yapar. Formda belirtilen diğer istenen unsurları (Sistem dokümanlarını ve kuruluş remi evrakları) da müraccatta ISQ’ ya sunar.

ISO 9001 Denetim ve Belgelendirmesi İçerik1

Müracaat eden kuruluşun başvurusu değerlendirilir ve uygun görülen başvurular için Belgelendirme kuruluşu Baş Denetçi/ Denetçi görevlendirmesi yapar. Denetçi tarafından, İlk Aşamada Sistem dokümanları ve incelenerek ilgili standart şartlarını karşılayıp karşılamadığı kontrol edilir. Bu inceleme neticesinde şartlar karşılanmış ise kuruluşa saha denetimi planlanır.

Bu planda, Belgelendirme kuruluşu ISO 17021-1 standardı şartlarına uygun hareket ederek, kuruluşun büyüklüğüne, personel sayısına, proses karmaşıklığı, bağlamı vb. yapısına göre gerekli olacak saha denetim süresini ve uygun denetçileri ve son olarak ta denetim tarihlerini belirler. Belirlenen yapı kuruluşun onayı ve mutabakatı da alınarak uygulamaya sokulur.

2. Aşama Saha Denetimi, Planlanan tarihte kuruluşun yerinde gerçekleştirilir. Açılış toplantısı, saha proses ziyaretleri, sistem şartlarına ait dokümanlar ve uygulamaları denetçiler tarafından kapsamlı bir şekilde incelenerek uygunluk aranır.

ISO 9001 Denetim ve Belgelendirmesi İçerik2

ISO 9001 Standardı’ nın maddeleri ve proseslerin tetkikinden sonra denetçiler, bulgularını değerlendirerek, belgelendirme için olumlu ya da olumsuz karar durumunu belirlerler. Alınan karar ve denetim raporu, kapanış toplantısında kuruluş yönetimi ile paylaşılır. Denetim ekibinin verdiği karar olumsuz olur büyük uygunsuzluklar kaygısı taşır ise ilgili uygunsuzlukların düzeltilmesi talep edilir. Denetim ekibinin verdiği karar olumlu ise küçük uygunsuzlukların giderilmesi, giderilen uygunsuzlukların durum kararları, belgelendirme kuruluşu ve denetçiler tarafından teyit edilerek nihai sertifika basım-teslim-ödeme süreçleri takip edilir.


ISO 9001 Belgelendirme Prosedürü

1. Belgelendirme Prosedürünün Amacı

ISO 9001 Belgelendirme Prosedürü

Belge almaya hak kazanan kuruluşların tüm sistem belgelendirme esaslarının belirlenmesi. Belgelendirme prosesinin tüm aşamalarda ilgili tarafların belgelendirme kuruluşu ve belgelendirilecek müşteri firma sorumluklarının belirlenmesi.

2. Belgelendirme Prosedürünün Kapsamı

2.1 Bu prosedür sistem belgelendirme şartlarını gerektiren bütün işlemlere uygulanır.

2.2 Yönetim sistem tabanlı uygunluk değerlendirme amaçlı ürün belgesi almak isteyen müşterilerin tüm süreçleri, Bu prosedür ile beraber, Denetim Süresi Belirleme Ve Fiyatlandırma Talimatına göre belgelendirme yapılır.

iso 9001 belgelendirme prosedürü içerik-1

3. Prosedür Sorumluları

Bu prosedür, Belgelendirme Komitesi, Belgelendirme Müdürü, Operasyon Müdürü, Planlama Sorumlusu ve ilgili personel tarafından uygulanmaktadır.

4. Tanımlar

Belgelendirme Kuruluşu: Yayınlanan yönetim sistem standartlarına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre organizasyonların yönetim sistemini denetleyen, belgelendiren üçüncü taraf kuruluş. İNTERSİSTEM TEKNİK SERTİFİKASYON ULUSLARARASI BELGELENDİRME DENETİM GÖZETİM VE EĞİTİM HİZMETLERİ SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ. belgelendirme kuruluşu ünvanıdır.

Belgelendirilmiş Müşteri: ISO 9001 Kalite yönetim sistemi belgesi verilerek belgelendirilmiş olan kuruluş.

Kalite yönetim sistemi: Bir kuruluşu kalite bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemi.

Belgelendirme sistemi: Belgelendirmenin yapılması ve sürekliliğinin takibi için denetlenmesine yönelik bu standardın şartlarını karşılayacak yapıda İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME ‘ nin oluşturduğu proses ve yönetim kuralları olan sistem.

ISO 9001/Standardı: Kalite yönetim sistemi standardı

Kılavuz Dokümanlar: Endüstri tarafından geliştirilmiş o alanda faaliyet gösteren firmaların ortak faydası için tetkik standardına yardımcı olacak dokümanlardır.

Belgelendirme: Ürünlerle, proseslerle, sistemlerle veya kişilerle ilgili üçüncü taraf doğruluk beyanı

Akreditasyon : Bir uygunluk değerlendirme kuruluşu ile ilgili olarak, belirli uygunluk değerlendirme işlerini yapmaya yeterli olduğunu resmi olarak ifade ederek gösteren üçüncü taraf doğruluk beyanı.

Sertifika: Belirlenmiş sistem standardına ve sistemde gerekli olan herhangi bir ek dokümana göre sistem uygunluğunu gösteren doküman.

Askıya Alma: Belirlenmiş doğruluk beyanı kapsamının tamamı veya bir kısmı için uygunluk durumunun geçici olarak iptal edilmesi

Komite: Genel Müdür tarafından, tarafsızlık ve bağımsızlığın sağlanması amacına yönelik şirketimiz bünyesinde oluşturulan Belgelendirme Komitesidir. Belgelendirme komitesi, Tarafsızlık Komitesi, İtiraz Komitesi, Şikâyet Komitesi olmak üzere 4 komite oluşturulmuştur.

Belgelendirme Müdürü: Genel Müdüre bağlıdır. Akreditasyon şartlarına uygun sistem kurmak, uygulatmak, sürekliliğini, takibini sağlamak ve etkinliğini sürekli iyileştirme, tetkik prosesinin akreditasyon şartlarına uygunluğu, tetkik raporlarının gözden geçirilmesi ve onayı, kapsam genişletme vb. görev tanımında yazan diğer sorumluluklarını gerçekleştirmekten sorumludur.

iso 9001 belgelendirme prosedürü içerik-2

5. Uygulama

5.1.Belgelendirme, belge yenileme, kapsam, ünvan değişikliği sebebiyle müracaatta bulunan kuruluşlarda yapılan tetkiklere ait raporlar, Belgelendirme Müdürü tarafından Belgelendirme Komitesi gündemine alınır.

Belgelendirme Müdürü, Aşama 1 tetkiki sonrasında yazılan raporu Aşama 2 tetkiki gerçekleşmeden almalıdır. Alınan bu rapor mail ortamında da olabilir. Orijinal imzalısı en son tüm raporlar ile birlikte verilebilir.

• Rapor Belgelendirme Komitesi tarafından teknik gözden geçirmeye tabi tutulur. ( Tüm tetkik raporları bu gözden geçirmeye tabidir. )

• Tetkik ekibinin ve denetçi atamalarının yeterliliği Belgelendirme Komitesi tarafından gözden geçirilir.

• Tetkik sırasında yapılması gereken tüm görevlerin yerine getirilip getirilmediği, tutulması gereken tüm kayıtların tutulup tutulmadığı yine belgelendirme Komitesi tarafından gözden geçirilir.

Tetkik ile ilgili dosya, belgelendirme müdürüne verilmeden önce sekreterya, kontrol soru listesinden dosyada bulunması gereken tüm dokümanları kontrol eder, eksiği varsa ilgili baş denetçiye durumu bildirir ve tamamlar, dosya belgelendirme müdürüne tam olarak verilir.

Belgelendirme Komitesi tetkik ekibinin İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME politika ve prosedürlerine uygun bir tetkik gerçekleştirdikleri raporu gözden geçirerek belirleyeceklerdir. ISO 9001raporları ile ilgili karar için ilgili EA Kategorisinden atanmış belgelendirme komitesi üyesinin onayı gerekir (ilgili kodda atanmış denetçi ve teknik uzman) ve sonucu belgelendirme müdürüne sunar.

Karar alıcılar ISO 17021-1 EK-A kapsamında aşağıdaki bilgilere sahip olmalıdır;
  • Tetkik prensipleri, uygulamaları ve tekniklerinin bilgisi
  • Belirli yönetim sistem standartları/hüküm ifade eden dokümanların bilgisi
  • İNTERSİSTEMTEKNİK BELGELENDİRME proseslerinin bilgisi
  • Müşterinin yaptığı iş alanının bilgisi
Komite Gözden geçirmesinde aşağıdaki konulara bakılır;
  • Yapılan tetkikte yeterli bulguların tetkik ekibi tarafından belirtilmiş olması,
  • Rapor ile tetkik ekibi tarafından verilen bilgiler ilgili standart ve kapsamda belgelendirme yapmaya yeterli olması,
  • Uygulanabilir yasal şartların denetlenmiş olması,
  • Tetkike göre uygun tetkik planının yapılmış olması, standart madde numaralarını içermesi, ilgili proseslerin tanımlanması vb.
  • Önerilen belgelendirme kapsamı kabul edilebilir ve bu kapsamdaki tüm faaliyetlerin denetlenmiş olması,
  • Eğer akredite bir belgelendirme isteniyor ise bu kapsam İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME akreditasyon kapsamlarının içermesi,
  • Tetkik ekibinin gidilen tetkik için yeterli ve uygun koda sahip olması,
  • Tetkik süresinin yeterliliği,
  • Gerçekleşen tetkik raporunun İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME raporlama standartlarına uygunluğu.
  • Uygunsuzluğun doğru sınıflandırılması ve objektif delillerin yeterliliği,

Gözden geçirme kayıtları tetkik raporunun tetkikin kurallarına uygun ve tetkik kriterine uygun yapıldığını anlamlı bir şekilde ortaya koyuyor olmalıdır. Gözden geçirme sırasında ayrıca tetkik sırasında kaydedilen uygunsuzlukların nedenleri, belgelendirme kapsamına uygunluğu, doğru uygunsuzluk kategorisine göre belirtilmiş olması gerekmektedir. Yazılan uygunsuzluk ile ilgili kök neden analizleri ve kapatmaların objektif delillere yeterliliği sağlanmalıdır.

Belgelendirme Komitesi tetkik sonucunda kapatılmamış bir uygunsuzluk ( büyük veya küçük ) olması durumunda belgelendirme yapılmasına karar vermeyecektir.

Tetkik dokümanları belgelendirme komitesi tarafından incelenirken eğer herhangi bir kayıtta (tetkik planı, checklist, tetkik raporu, uygunsuzluk formları ve tanımları, ayrıca yukarıda belirtilen maddelerde) eksiklik veya yanlışlık var ise bu durumda belgelendirme komitesi tarafından belgelendirme kararı alınmaz. Eğer denetçinin eksik doldurmuş olduğu durumlar var ise (checklistlerde eksikler, tetkik raporunda eksikler, uygunsuzluk kapatmalarında net açıklamaların yapılmaması) mümkün olanların denetçi tarafından düzeltilmesi istenir. Eğer ana proseste (tetkik gün sayısının eksik yapılması, tetkik planına göre eksik standart maddelerinin denetleneceğinin görülmemesi ve bu maddelerle ilgili checklistlerde inceleme yapılmadığının fark edilmesi gibi sonradan tamamlanması mümkün olmayan tetkikin etkinliğini, doğruluğunu etkileyecek faaliyetlerde) yanlışlık var ise bu durumda belgelendirme müdürü aşağıdaki kararları verebilir:

  • Tetkikin tam adam/gün ile tekrarlanması
  • Tetkikin kısmi olarak (eksik yapılan kısmını içerecek şekilde) tekrarlanması
  • Tetkikteki eksik yapılan adam gün sayısının tamamlanması için tekrar ek tetkik yapılması

Ayrıca ana prosesteki hatalar olduğunda ilgili denetçi veya belgelendirme prosesi sorumlusu (planlama sorumlusu ve operasyon müdürü) için faaliyet planlanır. Bu faaliyet hatanın boyutuna göre değişiklik gösterir.

  • Eğitim
  • Görevine son verme

Küçük ve Büyük uygunsuzluklar, ancak ilgili düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin tümü tamamlandıktan sonra kapatılır. Takip tetkiki gerektirmeyen uygunsuzluklar, tetkiki gerçekleştiren baş denetçi veya tetkik ekibinde bulunan başka bir denetçi tarafından kapatılabilir.

Belgelendirme Komitesinin bulguların derecelerini değiştirme veya tetkik ekibinin tavsiyesini değiştirme hakkı vardır. Belgelendirme Komitesi böyle bir kararı tetkik ekibi lideri ve müşteri ile konuştuktan sonra verir.

Eğer her hangi bir konuda bir anlaşmazlık çıkmış ise veya müşteri bir uygunsuzluğu kabul etmiyor ise bu konuyu öncelikle ele alma sorumluluğu Belgelendirme Müdüründedir. Belgelendirme Müdürü bu konuyu hem tetkik ekip lideri hem de müşteri ile görüşerek çözümler. Bu durumda şikayet ve itiraz prosedürü takip edilir.

5.2 Belgenin Verilmesi

Belgelendirme kararı Belgelendirme Komitesi tarafından verilir. Belgelendirme komitesi tarafından alınan kapsam, sektör, standart, coğrafi bölge, firma, denetçi, akreditasyon, zaman gibi konulardaki belgelendirme ile ilgili kısıtlayıcı kararlar, verdikleri kararlarda hem Operasyon Müdürünü hem de Planlama Sorumlusunu bağlar.

Bu konu ile ilgili bir kurala uymama durumu bir sonraki toplantı sonunda alınan tutanak ta belirtilir ve tutanağın bir kopyası güncel akreditasyonu kurumlarına Belgelendirme Komitesi Başkanı tarafından gönderilir.

Belgelendirme kararı verilirken ilgili tetkiki yapan ekip ve baş denetçinin konu ile ilgili tavsiyesi ve tetkik raporunda belirtilen kapsam göz önüne alınır.

Baş denetçinin, açılış toplantısında, tetkik esnasında ve kapanış toplantısında; firmanın yapmış olduğu faaliyetler, taşerona verilen işler, hariç tutulan standardın maddelerinin gerekçeleri konularında verilecek kapsamla ilgili tutarlılığın doğrulaması yapılır.

Kapsamın doğruluğu merkez ofis tarafından ( Operasyon müdürü veya Planlama Sor. ) gözden geçirilir. Örneğin; Etin parçalanması gibi genel kapsam yazmış olabilir Kırmızı mı Beyaz mı?

Sertifika hazırlanmasında; hariç tutulan maddeler, taşerona yaptırılan işler gibi konular sertifikasyon kapsamına aşağıda belirtilen esaslar dikkate alınarak hazırlanır;
  • 1. Firmanın ana faaliyeti neyse o kapsamda belirtilir. Kapsam ne çok genel ne de çok özel ( ürün belgelendirme gibi ) yazılmaz.
  • 2. Firma tasarımı haklı gerekçelerle hariç tutmuşsa, kapsamda tasarımdan bahsedilemez.
  • 3. Firma üretim yapmıyor, ürettiriyorsa üretim kapsamının tamamı veya bir kısmı için olabilir, ( fasona verme veya taşeron kullanma gibi ) kapsamda; temini ( procurement ), fason imalatı gibi kavramlar kullanılır.
  • 4. Satışı veya satın alması genel merkez tarafından yürütülen firmalarda kesinlikle satış veya satın alma maddeleri hariç tutulamaz. Her ne kadar bu faaliyetleriler genel merkez tarafından yürütülse de, merkezle işletme ( firma ) arasında bilgi transferi ( satın alma istekleri, giriş kontrol, tedarikçi değerlendirme sonuçları, müşteri istekleri, müşteri geri beslemeleri, satış sonrası hizmetler v.s. gibi) yapılıyordur.
  • 5. Hizmet faaliyetlerinde bulunan firmalarda yaptığı işi yansıtacak şekilde belge düzenlenir. Tasarım varsa yukarıda belirtildiği şekilde kapsama yazılır (madde 1 ). Örnek: Cep telefonu satış ve servisi. Gümrük müşavirliği hizmetlerinin sunumu. İnşaat projelerinin tasarımı. Donmuş gıda ürünlerinin depolanması ve satışı gibi.
Belirlenen kapsam ile ilgili yeterli objektif delilin varlığı aranır. Bu konuda herhangi bir sıkıntı var ise Belgelendirme Komitesinin kararına göre aşağıdaki kararlardan birisi verilir.
  • İlgili kapsam maddesinin reddi.
  • İlgili kapsam konusunda ek tetkik yapılması
  • Bir sonraki ara tetkikin daha erken bir zamanda yapılması
  • Bir sonraki ara tetkikte yeterli örneğin alınması ile ilgili olarak Denetçi/Baş denetçinin uyarılması
Tavsiye edilen kapsam akredite olmayan bir kapsam içeriyor ise Belgelendirme Komitesinin kararına göre aşağıdaki kararlardan birisi verilir.
  • İlgili kapsam maddesinin reddi.
  • Akreditasyon kurumuna kapsam genişletme ile ilgili başvuru yapılması ve ilgili kapsamın kapsam genişletme kararından sonra belge kapsamına dâhil edilmesi

Eğer bir kaç standart için yapılmış entegre bir tetkik ve belgelendirme söz konusu ise her bir standart için Belgelendirme Komitesinin karar oluşturabilme yeterliliği ve karar oluşturulurken bir teknik uzmana başvurma gerekliliği değerlendirilir.

Akreditasyon Standartları ve akreditasyonu kullanılan Akreditasyon kurumunun konu ile ilgili Kılavuz, kural ve talimatları Belgelendirme Komitesi tarafından göz önünde bulundurulur ve bunlara aykırı bir belgelendirme yapılamaz.

Eğer belgenin verilmemesi (nedeni belirtilerek) ile ilgili karar çıkarsa, bir yazı ile ilgili kuruluşa iletilir.

Belgeler Genel Müdür veya vekili veya Belgelendirme Müdürü tarafından imzalanır.

class="center">iso 9001 belgelendirme prosedürü içerik-3

5.3 Belge üzerinde aşağıdaki bilgilerin bulunması sağlanır;

  • Firma unvanı: Belgelendirilen firmanın resmi adıdır. Unvan değişikliği taleplerinde değişiklik ile ilgili resmi evraklar alındıktan sonra tetkik süreci işletilerek belgedeki unvanın değiştirilmesi sağlanır.
  • Firma adresi: Belgelendirilen firmanın bulunduğu ve tetkikin gerçekleştirildiği yer ve konumdur. Adres değişikliği taleplerinde değişiklik ile ilgili resmi evraklar alındıktan sonra belgedeki ünvanın değiştirilmesi sağlanır.
  • Sertifika Tarihi (Karar Tarihi): Belgenin verildiği ilk tarih.
  • Sertifika Son basım tarihi: Belgenin en son basıldığı tarihi belirtir.
  • Belgelendirme Periyodu Bitiş Tarihi: Yönetim Sistemlerinin Belgelerinin geçerliliği ilk belgelendirme tarihinden itibaren süresi üç yıldır.
  • İlk belgelendirme tarihinden 3 yıl sonraki günün bir gün öncesi.
  • Sertifika Geçerlilik Tarihi: İlk belgelendirme tarihinden itibaren gözetim tetkikine kadar olan süreyi gösteren tarihtir.
  • Kapsam değişikliği sonrasında belge kapsamı yeniden düzenlenerek; Belgelendirme komitesi karar tarihi kapsam üzerinde belirtilir.
  • Bu tarih Sertifika Son Basım Tarihi olarak sertifikada verilir.
  • Standart değiştiğinde veya belge yenilemesinde daha önceki ilk belge tarihi yazılmaya devam edilir.
  • Belgelendirme kuruluşunun adı, adresi ve belgelendirme markası; diğer markalar (akreditasyon sembolü gibi) yanlış anlaşılmamak veya belirsiz olmamak kaydıyla kullanılabilir. Birden fazla yerleşkesi için belgelendirme talebinde bulunan kuruluşların her bir yerleşkesi ve burada gerçekleştirilen faaliyetler ek bir sertifika ile aynı numara ile ek yapılır.
  • Belgenin ilk verildiği tarih sertifika üzerinde yer alabilir. Böylece belgeler değiştiğinde değişen belge tarihi ile takip edilir.
  • Belgenin izlenmesi ve takibi için belge üzerin de ayrı bir şekilde Revizyon No(örnek, Rev:00) ve / Revizyon Tarihi (Örnek, Rev. Tarihi: XX/YY/2015) bilgileri verilir. Her belge baskısında bu bilgiler güncellenerek revizyon numara artırımı(örnek, Rev:01 gibi) ve tarih (örnek, ZZ/YY/2015 gibi) güncellemesi yapılır.
  • Sertifika formunun tanımlanması için sertifikanın alt bölümünde dokuman kodu(FR.BEL.81), yayın tarihi, revizyon numarası ve revizyon tarihi bölümü verilir.
  • Her bir belgeyi ayrı ayrı tanımlayacak aynı belge numarası belge üzerinde ve eklerinde bulunur. Ek belgelerde şubelerin proseslerini de içermesi gerekmektedir.
  • Kalite sisteminin belgelendirildiği sistem standart(lar)ı ve/veya diğer standart özelliğindeki dokümanlar. Belgelendirme kapsamı (Ürün, proses veya hizmet kategorileri)
  • İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME’ nin belgelendirme marka ve logoları www.intersistemteknik.com adresinden elektronik kopya olarak indirilecektir.
Çok işletmeli firmaların belgelerinde ayrıca aşağıdaki bilgiler yer alır:
  • Belge, firmanın merkez bürosunun ad ve adresi,
  • Firmanın kalite yönetim sistemi altında faaliyet gösteren işletmelerin sayısı,
  • Verilen belgede veya ekinde belgelendirmesi uygun görülmüş bütün işletmeler ve prosesleri

5.4 Belgelendirmenin Bağımsızlığı ve Tarafsızlığı

Belgelendirme Müdürü, Belgelendirme Komitesinin doğal bir üyesidir. Belgelendirme kararı Belgelendirme Komitesi üyeleri tarafından verilir.

Belgelendirme Komitesinde yer alan Denetçi/Baş Denetçi/ Teknik Uzmanın ilgili denetimde görev almamış olması esastır.

İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME tarafından kullanılan, denetçi / baş denetçi veya uzmanların geçmiş olan son iki yıl boyunca yapılacak tetkik faaliyeti ile ilgili herhangi bir profesyonel ilişkisinin olmaması esastır. Bu durum tetkik yapılmadan ilgili denetçinin / baş denetçinin veya uzmanın imzası alınarak güvence altına alınır. Bu kurala aykırı herhangi bir durumun tespit edilmiş olması konu ile ilgili denetçi / baş denetçi veya uzmanın görevine son vermeyi gerektirir ve para cezası uygulanır. Bu karar konu ile ilgili tüm ulusal / uluslararası kuruluşlara Belgelendirme Müdürü tarafından bildirilir. (Akreditasyon Kurumu / Denetçi Sertifikasyon Kurumu vb.)

Denetçi / Baş denetçi ve Uzman ataması ile ilgili olarak belgelendirme talebinde bulunan kuruluşun tetkik öncesinde teyidi alınarak tetkik ekibinin tarafsızlığı, sır tutması ve denetleyeceği kurumla herhangi bir çıkar ilişkisinin olmadığı garanti altına alınır.

Belgelendirilmiş müşterilerle ilgili gelen her türlü şikâyet sınıflandırılır, analiz edilir ve tetkik ve belgelendirmelerin tarafsızlığının izlenmesi amacı ile kullanılır. Bu tip veri analizleri ilgili konularda akreditasyonu tutulan kuruluşlara iletilir.

Belgelendirme Komitesinin kararı doğrultusunda gerekli politikaların oluşturulup denetlenebilmesi amacı ile belgelendirme konusu ile ilgili oluşturulmuş Tarafsızlık Komitesi, İtiraz Komitesi ve Şikayet Komitelerine başvurulur.

Belgelendirmenin bağımsızlığı ve tarafsızlığının kontrolü için yılda en az 1 defa Tarafsızlık Komitesi toplanır. Bu kurul İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME ’ den tamamen bağımsız üyelerden oluşur ve İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME tarafından verilen faaliyetleri tarafsızlık ve bağımsızlık açısından kontrol eder.

5.5 Belgelendirmenin Yeterliliği

İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME; belgelendirme prosesinde sadece İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME tarafından yeterliliği ispat edilen ve doğrulanmış denetçiler veya uzmanlar kullanmaktadır. Akredite olmayan konularda yine IAF kurallarına uygun İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME prosedür ve talimatlarında verilen yaklaşımdan sapmayan denetçiler veya uzmanlar kullanılabilir.

Yapılan belgelendirmelerin uluslararası geçerliliği İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME için önemlidir ve bu konuda uygun olan akreditasyon kurumları ile çalışılır.

class="center">iso 9001 belgelendirme prosedürü içerik-4

5.6 Belgelendirmenin Sürekliliği

İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME yapmış olduğu belgelendirmenin sürekliliğini sağlamak ile ilgili tüm tedbirleri alır. Belgelendirme tetkikinden sonra süreklilik ile ilgili bir endişe oluşması durumunda Belgelendirme Komitesi veya Operasyon Müdürü veya Denetçi tarafından ara tetkik tarihinin öne çekilmesi şartı getirilebilir.

Belgelendirilen kuruluşların tetkik performansları Planlama Sorumlusu Tarafından sürekli takip edilir ve gerektiğinde düzeltici faaliyet açılır.

Başvuru sahibinin başvuruya esas Yönetim Sistemi standartlarına uyumunda ve bu standartların sürekliliğinin devam ettirilmesindeki yeteneği Belgelendirme Komitesi tarafından tatmin edici bulunursa ve gerçekten faaliyet gösteren bir organizasyon ise İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME sertifika kurallarının gerektirdiği koşul ve şartlara göre sertifika verilmesine karar verilir. Sertifikanın kullanım hakkı ilgili organizasyona ait olmakla beraber sertifikanın mülkiyet hakki İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME ’de kalır. Sertifikalar belge üzerindeki geçerlilik tarihinden itibaren 3 yıllık bir süre için geçerlidirler. Bu süre içinde yılda en az 1 defa gözetim tetkikleri gerçekleştirilmelidir. 1 Gözetim tetkiki, belgelendirme karar tarihinden itibaren 12 ay içinde yapılmalıdır.

İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME müşterisinin yönetim sistemi standardının şartlarını sağlamayı sürdürdüğünü göstermesini esas alarak belgenin devamına karar verebilir. Aşağıdakilerin hususlar sağlandığı sürece tetkik ekibinin/ekip liderinin olumlu sonuç bildirmesine dayanarak belgelendirme ileri bir bağımsız gözden geçirmeye gerek olmaksızın sürdürülebilir. (ISO 17021-1 madde 9.6.1.)

  • Herhangi bir büyük uygunsuzluk veya belgenin askıya alınması veya geri çekilmesine sebep olabilecek bir durum yok ise, Müşterinin yönetim sisteminde büyük bir değişiklik yok ise, Tetkik ekip lideri tetkik de görev almamış olan ve İlgili konuda yetkin bir baş denetçiye olumlu kararını rapor edebilir.
  • Bu yetkin personelin belgelendirme prosesinin etkin bir şekilde çalıştığını teyit etmesi için, tetkikçilerin raporlarının izlenmesini içeren gözetim faaliyetlerini izlemesi/gözlemlemesi gerekir.

Organizasyonun sertifikanın yenilenmesini istememesi halinde bu istek yazılı olarak sertifikanın bitiş tarihinden en az 2 ay önce İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME ’ye bildirilmelidir.

5.7. Sertifikalı Müşteri Kuruluşun Sorumlulukları

  • İnternet, dokümanlar, broşürler veya reklâm gibi iletişim ortamlarında belgelendirme statüsüne atıfta bulunurken İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME şartlarına ve R10-06 TÜRKAK Akreditasyon Markasının TÜRKAK Tarafından Akredite Edilmiş Kuruluşlarca Kullanılmasına İlişkin Şartlar Rehberine uymak,
  • Belgelendirmesine ilişkin herhangi bir yanıltıcı beyan yapmamak veya buna müsaade etmemek,
  • Sistemde başvuru sahibi / belgeli organizasyon tarafından yapılan düzenlemeler mutlaka İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME ’ye bildirilmelidir.
Yapılan düzenleme önemli ise bildirme işlemi yazılı olarak derhal yapılacaktır. Örnekler;
  • Yasal, ticari veya kuruluşun statüsü veya mülkiyeti,
  • Kuruluş ve yönetim (kilit yönetici, karar alma ve teknik kadro gibi),
  • İletişim adresi ve sahalar,
  • Belgelendirilmiş yönetim sistemi altındaki işlemlerin kapsamı,
  • Yönetim sistemi ve proseslerdeki büyük değişiklikler.( Belgelendirmenin kullanılmasına yönelik bir lisans anlaşmasının modeli, değişikliklerle ilgili hususlarda dahil olmak üzere, uygulanabilir olduğu ölçüde, ISO/IEC Guide 28 Ek Ede yer almaktadır.)

Yapılan küçük değişiklikler bir sonraki denetleme veya gözden geçirme ziyaretlerinde İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME ’ye bildirilmelidir. İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME de yapılacak değişiklikler (adres, ünvan vb.) WEB sitesinde yayınlanacaktır.

Müşteri tarafından yapılan değişiklikler;

Müşterilerimiz tarafından yapılan değişiklikler de (adres, kapsam, unvan, proses, kilit personel vs) İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME' ye 15 gün içerisinde bildirilecek ve gerekli durumlarda ek denetim ile bu değişiklikler teyit edilecektir. Kalite Yönetim Temsilcisi, Genel Müdür gibi kilit personel de değişiklik durumunda ilgili atama yazısı gibi kayıtlar 15 gün içerisinde İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME' ye teslim edilmelidir. Adres, ünvan, üst yönetim değişikliği gibi durumlarda bilgilendirme 15 gün içerisinde yapılmalıdır, değişen resmi evraklar maksimum 2 ay içerisinde teslim edilmelidir. Yapılan değişikliklerin İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME' ye bildirilmemesi ve kurumumuzca tespit edilmesi durumunda belge askıya alınır. Denetim gerçekleştirilinceye kadar askı hali devam eder.

Yapılan değişikliklere ait bilgilendirmenin yapılmaması ve bu değişikliklerin İntersistem Teknik Sertifikasyon tarafından tespit edilmesi halinde ya da ilgili kayıt ve dokümanların (atama yazısı, Ticaret Sicil Gazetesi, İmza Sirküsü, Vergi Levhası, SGK Hizmet dökümü vb.) tarafımıza maksimum 2 ay içinde teslim edilmemesi halinde, belgelendirilmiş firmanın belgesi askıya alınır. Denetim gerçekleştirilinceye kadar askı hali devam eder.

Askıya alma ve belgenin iptali PR.BEL.09 Askıya Alma ve İptali Prosedürüne uygun olarak işletilir. Askı süresi maksimum 6 aydır.

d) Belgelendirme dokümanını ve bunun herhangi bir kısmını yanıltıcı bir tarzda kullanmamak veya kullanımına müsaade etmemek,

e) Belgelendirme kuruluşu tarafından belgelendirmesinin geri çekilmesi veya iptal edilmesi üzerine belgelendirmeye olan bir atfı kapsayan bütün reklâm işini durdurmak,

f) Belgelendirme kapsamı daraltıldığında buna göre bütün reklâm malzemelerini değiştirmek,

g) Organizasyon İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME tarafından yapılan tetkiklerde; tetkik standardının uygunluğunu gösterecek yeterli objektif delillere ulaşılması için gerekli iş birliğini yapmalıdır. Bu durumun olmaması belgelendirmenin askıya alınması veya iptali için sebep sayılmaktadır.

h) Yönetim sisteminin belgelendirmesine atfı, belgelendirme kuruluşunun bir ürün, proses veya hizmeti sertifikalandırdığı imasını verecek şekilde kullanılmasına izin vermemek,

i) Belgelendirmenin belgelendirme kapsamı dışındaki faaliyetlere uygulandığını ima etmemek,

j) Belgelendirmesini belgelendirme kuruluşuna veya belgelendirme sisteminin itibarına gölge düşürecek ve kamu güvenini kaybettirecek tarzda kullanmamak.

k) Sertifika konusunda yönetimi temsil edecek kişi ve birden fazla vekil atanmalıdır, vekiller temsilcinin yokluğunda (ya da değiştirilmesi gerektiğinde) sertifikanın gerektirdiği tüm münasebetlerden sorumlu olacak prosedürlerde ve sertifikanın bağlı olduğu şartlarla ilgili diğer bilgilerde herhangi bir değişiklik olması durumunda ki buna İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME’ ye bildirilen müşteri şikayetleri de dâhil İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME temsilcisinin talep etmesi durumunda her ziyarette imzalı beyanda bulunacaklardır. İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME bütün sertifikalı organizasyonlarda müşteri şikâyetlerinin ve her bir şikâyetin çözümü için alınan düzeltici/önleyici faaliyetlerin sistemde kaydedilmesini önermektedir.

l) İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME hizmetin verilmesi sürecinde masraflarını talep etme hakkına sahiptir.

m) Belgenin iptal edilmesi durumunda İntersistem Teknik tarafından hazırlanarak gönderilen İptal Belge Yazısını onaylayarak orijinal belge ile birlikte 15 gün içinde firmamıza teslim etme, ayrıca logo kullanımını durdurmaktır.

Belgenin yanıltıcı kullanımı ile ilgili bilgiler, müşterilerden gelebilir. Bilgiler/veriler değerlendirilmek üzere Belgelendirme Müdürlüğünde toplanır. Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilen bu verilerin Sistem Belgelendirme prosedür ve talimatlarında yer alan şartları ihlal ettiği veya İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME’ nin itibarını zedeleyecek durumlar yarattığı ya da kuruluşun Belgelendirme Müdürlüğü tarafından yapılan yazılı uyarıları dikkate almadığı tespit edilirse, konu ilgili komiteye (Belgelendirme Komitesi, İtiraz Komitesi, Şikayet Komitesi, Tarafsızlık Komitesi) sunulur.

Belgenin haksız kullanımı ile ilgili hususlar tespit edildiğinde yasal yöntemler uygulanır.

Belgelendirme Komitesi, İtiraz Komitesi, Şikayet Komitesi ve Tarafsızlık Komitesi tarafından alınan kararlar ilgili kuruluşlara bildirilmek üzere yazılı olarak Belgelendirme Müdürlüğüne iletilir. İlgili kuruluşlara gönderilen uyarı vb. yazıların takibi ve neticesinden ilgili Müdürler sorumludur.

Belgenin haksız ve yanıltıcı kullanıldığı durumların kayıtları Belgelendirme Müdürlüğü tarafından muhafaza edilir ve gerektiğinde Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler başlatılır.

Belirtilen süre içerisinde düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmemesi durumunda İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME tarafından aşağıda sıralanan faaliyetler uygulanmaya başlanır:

- İlgili akreditasyon kurumu bilgilendirilir,

- Düzenlemiş olan belgenin iptal edildiği kamuoyuna duyurulur,

- Yasal takibat başlatılması için gerekli girişimlerde bulunulur.

5.8. Organizasyon Tarafından Ödenmesi Gereken Ücretler

  • Her bir sertifika için yıllık sabit ücret (gözetim dahil): Tetkik sonunda belge almayı hak eden firmaların ödemesi gereken bir ücrettir. Bu ücret hiç bir durumda geri ödenmez.
  • Ek ücretler: Yol, konaklama, yeniden sertifika hazırlanması veya onayı, ekstra bayrak vb. ücretleridir.
  • Tetkik ücreti: Tetkikin gerçekleştirildi ise Her şartta ödenmesi gerekir.

Bunlara ek olarak, Organizasyonda bu kurallara aykırı bulunan ve düzeltilmesi masrafa dahil edilen diğer tüm harcamalar. Tüm ücretler, o işin bir sonraki adımına aittir, örnek olarak başvuru ücreti, dokümanların tekrar gözden geçirilmesinden önce, tetkik ücreti, tetkikten önce ve yıllık gözetim ücreti, gözetimden önce ödenmelidir. Birinci yıllık ücret, başarılı denetlemeyi takiben, sertifikanın serbest bırakılmasından (müşteriye teslimi) önce yapılmalıdır.

class="center">iso 9001 belgelendirme prosedürü içerik-5

5.9. İntersistem Teknik Belgelendirme ’in Sorumlulukları

  • İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME sözleşmenin hazırlanması, tetkik heyetinin oluşturulması, tetkiklerde dış kaynak kullanımı, tetkiklerin gerçekleştirilmesi, belgenin verilmesi, belgenin sürdürülmesi, kapsamın genişletilmesi, kapsamın daraltılması, adres değişikliği, özel durumlarda yapılan tetkikler, belgenin askıya alınması ve belgenin iptali konularında alınan tüm kararların sorumluluğunu üstlenir.
  • Belgelendirilecek kuruluşa, uygulanabilir rehber bilgilerle ve standartlarda yapılan tüm değişikliklerle ilgili bilgi verilmesini ve sertifika yönetiminin görüşleri doğrultusunda ilgili isleyiş ve prosedürlerin istenilen şekilde değiştirilmesine imkan sağlayacak makul sürenin sağlanmasını temin eder. Müşterilere web ,fax v.b yöntemlerle bildirilir.
  • Sertifika sahipleri ve denetçiler (denetçi ve uzman) gibi ilgili partiler, ISO 22000 in gereklerine yeni bilgiler eklendiğinde ya da değişiklikler olduğunda 2 ay süre içerisinde gerekli bilgiler iletilir.
  • Müşteriler hakkında bilgilerin halka açık olanlar haricinde tüm bilgilerin gizli tutulmasını sağlar.
  • Müşterilerimize ait gizli bilgilerin akreditasyon kurumlarının erişimine sunulması durumunda müşterilerimiz, bu faaliyetler hakkında yazılı ya da sözlü olarak bilgilendirilir. Akreditasyon kuruluşu harici diğer kurum ve kuruluşların talepleri için müşteri onayı alınır.
  • Belgeli organizasyon istenilen bu kuralların devamlılığının sürdürülmesini geçici olarak sağlayamazsa, Belgelendirme Komitesi İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME logosunun ve diğer hakların, yeniden ilgili devamlılığın sağlandığı konusunda ikna olduğu ana kadar veya henüz sonuçlanmamış itiraz konusu sonuçlanan kadar kullanımının durdurulmasını derhal talep edebilir.
  • Eğer belgeli organizasyon bu kuralların devamlılığının sağlanmasında başarısız olursa Belgelendirme Komitesi belirlenmiş şartlara göre gerekli gördüğü durumlarda: sertifikayı geri almaya, kapsamının daraltılmasına, sertifika verilmemesine veya yenileme yapılmamasına karar verebilir. Bu kararlar ve kararların alınma sebepleri Belgelendirme Müdürü Tarafından yazılı olarak bildirilir.
  • Belgelendirme Komitesi, organizasyonun iflas yasalarına tabi hale gelmesi, alacaklıları ile herhangi bir düzenleme ve anlaşmaya gidilmesi, zorla ya da kendi isteği ile tasfiyeye gidilmesi (yeniden yapılanma için olanlar hariç), isin alıcısının çıkması ve iyi niyetli müteşebbis olma ehliyetinin yitirildiği durumlarda sertifikayı geri almaya, sertifika verilmemesine ya da yenilenmemesine karar verebilir. Bu gibi kararlar ve sebepleri organizasyona yazılı olarak bildirilecektir.
  • Organizasyonun veya başvuru sahibinin sertifika kurallarına bağlı olarak yönetim kurulunca verilen herhangi bir karara karsı itiraz etmesi durumunda, bu istek yazılı olarak itiraza sebep olan kararın kuruluşa resmi olarak bildirildiği tarihten itibaren 15 gün içinde yapılmalıdır. İtiraz komitesi ilgili prosedüre göre hareket eder.
  • Bu kurallar Şirket Müdürünce değiştirilebilir. Belgelendirme Müdürü tarafından kuruluşa yazılı olarak bildirilecek, logo kullanımı ve diğer hizmetleri etkileyebilecek nitelikte değişikliklerin yapıldığı durumlarda, kuruluşunda ilgili önemli değişikliği yapabilmesi için, değişikliğin bildirildiği tarihten itibaren 6 aydan az olmamak üzere tamamlanması gereken durumların dışında kalan kural değişiklikleri logo kullanımını ve diğer sağlanan hizmetleri kullanma hakkınızı etkilemez.
  • İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME hizmetleri tüm potansiyel müşterilere açıktır. Hizmetlerimiz hiç bir ayrıma tabi tutulmaksızın gereksiz mali yük ve şartlar öne sürülmeden kullanıma hazır bulunmaktadır. Tarafımıza kayıtlı organizasyonların bir listesi merkez ofisimizde halka acık olarak bulunmaktadır.
  • Bu kuralların gerektirdiği durumlarda İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME ile temas kurmak gerekirse bunu yazılı ve imzalı olarak kuruluş tarafından normal postalama, önceden ödenmiş taahhütlü yada iadeli taahhütlü olarak gönderim işlemleri (verilen adres(ler)’de değişiklik olması ihtimali nedeniyle) daha önceden bildirilen adres(ler)’e yapılması gereklidir. Posta kanalıyla tarafımızca alınan her bilgi (aksi ispat edilmediği surece) 48 saat önce postalanmış kabul edilir. Yazışmaların daha etkin olarak alınabilmesi için adres bilgilerinin eksiksiz ve doğru olarak bu kurallara uygun yapıldığından emin olunmalıdır.

Bu şartların uygulanmasını sağlamak için belgelendirilmiş müşterilerle sözleşme düzenlemelerinin yapılması gerekli olabilir. Belgelendirmenin kullanılmasına yönelik bir lisans anlaşmasının değişikliklerle ilgili hususlar da dahil olmak üzere, uygulanabilir olan bütün hususlar, ISO/IEC 28 Ek E’de yer almaktadır.

6.0 Belgelendirme İle İlgili Dokümanlar

  • Akreditasyon Markasının Akredite Edilmiş Kuruluşlarca Kullanılmasına İlişkin Şartları Rehberleri
  • FR.BEL.43 Belgelendirme Takip Formu
  • FR.BEL. 38 Belgelendirme Karar Formu
  • FR.BEL.26 Belgelendirme Sözleşmesi
  • ISO/IEC 17021-1 EK-A
  • FR.BEL.81 Sertifika Formu
  • PR.BEL.09 Askıya Alma ve İptali Prosedürü
  • FR.BEL.50 İptal Belge Yazısı

ISO 9001 Denetçisi Nasıl Atanır ?

ISO 9001 Denetçisi Nasıl Atanır ?

ISQ tarafından denetçiler önce ISQ da görev almaları için atanır ve bu atamadan sonra belge almak isteyen müşteri kuruluşun belgelendirme denetimi için atanır.

ISO 9001 Denetçi adayları, ISQ Denetçi bilgi formu, uzman bilgi formu skill matriksi ve CV kullanılması ile aşağıdakiler dikkate alınarak ISQ

Operasyon Müdürü tarafından denetçi denetçi olarak atanmaktadır.

Bu atama için;

  • Denetlenecek ürün/hizmet sektörü,
  • Sektördeki ürün/hizmet detayı,
  • Yetkinlik kriterleri (eğitim, öğretim, teknik uzmanlık, tecrübe vb.),
  • Denetçinin tarafsızlığı ve sözleşme

Denetçi Seçilmesi ve Değerlendirilmesi (Ayrntılı CV ‘lerin Her Denetçi İçin Oluşturulması)

  • Sektörel iş tecrübesi ,
  • Öğretim,
  • Eğitim,
  • Teknik uzmanlık,
  • Sektörlere göre tetkik tecrübesi,
  • Performans Değerlendirme Sonuçları.
  • Tüm denetçi ve teknik uzmanların atanmaları ve değerlendirmeleri (standart revizyonları durumları, ilk atama vb.) için ilgili standartlar gereği sınava tabi olmaları gerekir. Bu sınavlarda Başarı notu 70 puandır. 70 puan ve üzeri puan alan denetçi ve teknik uzmanlar başarılı olarak değerlendirilecektir. 70 puan altı alanlar başarısız sayılacak, tekrar eğitime ve yeni bir sınava tabi tutularak atama ve değerlendirmeleri düzenlenecektir. Değerlendirmeler ilgili standartları karşılayan bir baş denetçi tarafından yapılacaktır.
  • Denetçiler özgeçmişlerini güncellemekle sorumludurlar.

Denetçiler ile Gizlilik Sözleşmesi Yapılması

Görev alacak her denetçi ile ISQ gizlilik sözleşmesi yapılmaktadır.

Bu sözleşmede denetçinin;

  • Son iki yıldır denetleyeceği firma ile herhangi bir ticari faaliyette bulunmamış olmalı (danışmanlık dâhil),
  • Tetkiki gerçekleştirebilecek yeterlilikte görmek İlgili EA kapsamında atanmış olmalıdır.

Denetçi Eğitimi

  • Denetçilerin IPC, TÜRKAK, IRCA, veya EOQ onaylı baş denetçi eğitim sertifikası olmalıdır.
  • ISQ Tetkikçi ve teknik uzman niteleme ve atama talimatı göre denetçi / baş denetçi ve uzman seçilmesi/değerlendirilmesi yapılır.
  • ISQ Ayrıntılı CV formu her denetçi /uzman için hazırlanır. Daha sonra tetkikçi ve uzman atama formu oluşturulur.
  • ISQ belgelendirme prosedürü hakkında eğitim verilir.
  • Gözlemci Denetçi listesindeki denetçilerin gözetiminde denetçi olarak şahit tetkiki gerçekleştirilir ve denetçi olarak onaylanması/onaylanmamasına karar verilir.
  • Denetçi ile tetkik görevlileri- uzmanlar ve komite üyeleri gizlilik sözleşmesi yapılır.
  • ISQ Operasyon Müdürü tarafından baş denetçi olarak atanırlar.

Kalite Denetçisi olmak için 4 tam tetkik, en az 20 gün. Tetkikler ardışık 3 yıl içerisinde tamamlamış olmalıdır.

Kalite Baş Denetçi olmak için yetkin baş denetçinin yönlendirmesi ve rehberliğinde baş denetçi rolü ile 3 tam tetkik, en az 15 gün Tetkikler ardışık son 2 yıl içerisinde tamamlamış olmalıdır.

Son olarak;

Bahsedilen tüm kriterleri sağlamış tetkikçiler/denetçiler ISO 9001 Belgesi isteyen firmaların denetimlerinde görevlendirilmek üzere belgelendirme denetim planına uygun olarak ayrıca atanmaktadır.


ISO 9001 Denetim Aşamaları

ISO 9001 Denetim Aşamaları

Kalite yönetim sistemi belgesi için müşteri kuruluşlara, uluslararası denetim standartları ve kriterleri gereği ISQ, 2 Aşamalı denetimler gerçekleştirmektedir. Bu 2 aşama;

1. Aşama: Doküman Gözden Geçirme Denetimi:

ISO 9001 Belgesi Aşama 1 tetkiki:

Risk grubuna göre gerekli olması ile yapılan tetkiktir.

Şayet düşük riskli veya orta riskli kodlarda yer alan kuruluşlarda müşteri kuruluşta yapılmayabilir. ISQ denetçisi ISQ ofisinde de bu denetimi gerçekleştirebilir. Bu uygulama ISQ belgelendirme planında kuruluşa uygun şekilde nasıl planlanmış ise denetçi denetimi plandaki gibi seçimi yaparak denetimi yapar.

iso 9001 denetim aşamaları içerik-1
  • Dokümantasyonel bilginin standart şartlarının karşılayıp karşılamadığının kontrolü yapılır.
  • Tetkik planı oluşturulması için gerekli verilerin temini ve tetkik tarihinin belirlenmesi yapılır.

Şayet plan müşteri kuruluş olarak tanımlanmış ise;

Kalite Yönetim Sistemi-Yerinde tetkik için:
  • Toplam gün sayısının belirlenir.
  • Denetçi ve/veya uzman sayısının, denetçi derecesi ( tecrübesinin ) belirlenir.
  • Eğer var ise diğer işletmelerin (projeler)
  • Tetkik için planlama yapılır.
  • Belgelendirme kapsamı teyit (konfirme) edilir.
  • Her bir standart maddesi yorumlanır.
  • İlgili dokümanlara refere edilir.
  • Raporlar sonuçlandırılır.

(Tetkike alınabilir, başarılı/başarısız tetkike alınamaz, doküman eksiklerinin tamamlanması yapılmalıdır.)

iso 9001 denetim aşamaları içerik-2

2. Aşama Saha Denetimi

ISO 9001 Belgesi Aşama 2 Tetkiki:

Aşama 2 tetkiklerinde, müşteri kuruluşun ilgili yönetim sisteminin belgelendirilmesi amacıyla başvurduğu kapsamdaki tüm faaliyetler ve bunlarla ilgili referans standart maddelerine istinaden kayıtları üzerinde inceleme yapılır.

Aşama 2 tetkikinin amacı, müşterinin yönetim sisteminin etkinliliği dahil olmak üzere uygulamasını değerlendirmektir. Aşama 2 tetkiki, müşterinin bütün sahalarında yapılmalıdır. (ISO 17021-1:2015 Madde 9.3.1.3)

Aşama 2 tetkiki en azından aşağıdaki hususları içermelidir:
  • Uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanların şartlarına uygunluk hakkındaki bilgi ve kanıt,
  • Kilit performans hedefleri ve amaçlarına yönelik (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanlarındaki beklentilerle tutarlı) performansın izlenmesi, ölçülmesi, kayıt altına alınması ve gözden geçirilmesi,
  • Yasal uygunluk yönünden müşterinin yönetim sistemi ve performansı,
  • Müşteri proseslerinin operasyonel kontrolü,
  • İç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi,
  • Müşteri politikaları için yönetimin sorumluluğu,
  • Hüküm ifade eden şartlar, politika, performans hedefleri ve amaçları (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanlarındaki beklentilerle tutarlı), uygulanabilir her türlü yasal şartlar, sorumluluklar, personelin yeterliliği, operasyonlar, prosedürler, performans vensi ve iç tetkik bulguları ile sonuçları arasındaki bağlantılar.

ISO 9001 Belgesi Aşama 2 Tetkikinin Hedefleri:

  • Kuruluşun kendi politika, hedef ve prosedürlerine katıldığını/uyduğunu teyit etmeli,
  • Sistemin, ilgili yönetim sistemiyle standardının tüm gereklilikleriyle uyuştuğunu ve politika hedeflerine ulaştığını teyit etmeli.
Hedefleri başarmak için, aşama 2 tetkiki, standardın tüm unsurlarını (1. Aşamada tam olarak ve başarıyla tetkik edilenler dışında) kapsamalı ve kuruluşla ilgili olarak özellikle aşağıda belirtilen hususlar üzerinde odaklanmalıdır:
Yasal ve diğer şartlarla uygunluğu sağlayacak prosedürler;
  • Değerlendirme prosesinden elde edilen amaç ve hedefler,
  • Operasyonel kontrolü,
  • Performansın izlenmesi, ölçülmesi, rapor edilmesi ve amaç ve hedefler göz önünde bulundurularak gözden geçirilmesi,
  • Uygunsuzlukların belirlenmesi, değerlendirilmesi ve düzeltici/önleyici faaliyetlerin tamamlanması,
  • İç tetkikin ve yönetimin gözden geçirmesinin gerçekleştirilmesi,
  • Yönetim sistemi politikası konusunda yönetim sorumluluğu.

ISO 9001 Denetim Prosedürü

ISO 9001 Denetim Prosedürü

Başvuru, Başvuru değerlendirme, teklif ve aylık plan hazırlama talimatına uygun olarak alınır ve talimatta yer alan gerekli işlemler takip edilir.

1. Tetkiklerin Uygulanması

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ nin belgelendirme denetimi 2 aşama da yapılmaktadır.

1.1 Ön Denetim

  • Ön denetimin yaptırılması müşterinin tercih ve talebine bağlı olup, zorunlu değildir.
  • Ön denetim sonucunun olumlu olması hiçbir şekilde belgelendirme denetiminin olumlu olması anlamına gelmez. Müşteri firma bu yönde bir talepte bulunamaz.
  • Ön Denetim Aşama 1 yerine de geçemez.
  • Ön denetim neticesinde müşteri kabul ederse, belgelendirme veya gözetim denetim tarihi için mutabakata varılır.
iso 9001 denetim prosedürü içerik-1

Ön denetimler, belgelendirme denetiminden bağımsızdır ve belgelendirme denetim gün sayısını hiçbir şekilde etkilemez.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-2

1.2 Denetim Kuralları

  • Müşterinin özel bir talebi olmadığı durumlarda normal Aşama 1 ve Aşama 2 denetimlerini kapsayan tam bir denetim gibi gerçekleştirilir.
  • Ön denetim sırasında checklist kullanılmaz sadece Denetim Notları ve Denetim Raporu kullanılır.
  • Ön denetimde müşteri talebine göre standardın belli maddelerine daha fazla süre ayrılabilir, gerekirse bazı maddeler denetim dışı bırakılabilir.
  • Planlamada müşteri talebi dikkate alınır.

Ön denetimlerde, aşağıda verilen konular özellikle dikkate alınmalıdır:

  • Yönetimin gözden geçirmesi,
  • İç denetimler,
  • Düzeltici/Önleyici faaliyetler,
  • Müşteri şikayetleri,
  • Dokümantasyon,
  • Sürekli iyileştirmeye yönelik uygulamalar.

Denetim sırasında denetçilerin dikkat etmesi gereken kurallar

Denetim ekibi, Belgelendirme Komitesinin belgelendirme kararı ile ilgili olarak kullanılması açısından aşağıda verilen bilgileri 1. Aşama ve 2. Aşama denetiminden sonra sağlamalıdır.

Denetim Setinde aşağıdaki gibi doküman grupları kullanılır;

Aşama 1 için;
  • FR.BEL.25 Denetim planı formu
  • FR.BEL.29 Denetim ekibi bildirim formu
  • FR.BEL.30 Açılış kapanış toplantısı formu
  • FR.BEL.31 ISO 9001 Aşama 1 denetim checklist denetim seti
  • FR.BEL.33 Denetim raporu
  • FR.BEL.35 Denetim uygunsuzluk formu
  • FR.BEL.44 Denetim notları
Aşama 2 için;
  • FR.BEL.32 ISO 9001 Aşama 2 checklist. denetim seti
  • FR.BEL.25 Denetim plani formu
  • FR.BEL.30 Açılış kapanış toplantısı formu
  • FR.BEL.33 Denetim raporu
  • FR.BEL.35 Denetim uygunsuzluk formu
  • FR.BEL.44 Denetim notları
  • FR.BEL.47 Müşteri memnuniyet anketi

Uygunsuzluklar ve bunların takibi ve müşteri tarafından alınan düzeltici faaliyetlerin uygunluğu ile ilgili yorumlar.

Başvuruda belirtilen kapsam, çalışan sayısı v.b bilgileri teyidi.

Belgelendirmenin yapılıp yapılmaması ile ilgili tavsiye kararı.

Belge Kapsamı ile ilgili;

Kapsam kontrol aşamaları;
  • Başvuru aşamasında, firma ile görüşülerek, web sitesi ve benzeri incelenerek
  • 1.Aşama denetiminde denetçiler tarafından kontrolü (Başvuruda belirtilen ile aynı mı?,Müşteri Kalite el Kitabında belirtilen ile aynı mı? Diye denetim ekibi tarafından kontrol edilerek, Önerilen kapsam farklı ise doğruluğu teyit edilerek, denetim raporunda belirtilmelidir.
  • Açılış ve kapanış toplantılarında Kapsamın teyidi
  • BBK nın karar verme aşamasında
Kapsam Örnekleri;
  • Mermer Kesme Makinası imalatı,
  • Kendi ve Müşteri Yerinde Yemek üretimi, dağıtımı ve satışı.
  • Süt ve süt ürünlerinin üretimi.
Yanlış Kapsam Örnekleri;
  • Gıda ürünleri üretimi,
  • Metal parça üretimi,
  • Plastik üretimi,
  • Yasal hizmetlerin sunumu.

Denetim Esnasında Denetçiler Tarafından:

  • EA ve NACE kodu dikkate alınmalı.
  • Tespit edilen uygunsuzluklar zamanında anlaşılmış ve kabul edilmiş olmalı.
  • Denetim Ekibi ara değerlendirmelerini ve gün sonu değerlendirmelerini yapmalıdır.
  • Yapılan denetim planı gerekli ise, firmanın durumuna göre revize edilmeli.
  • Sadece var olan (objektif delil) gözlemler tartışılmalı.
  • Denetim tamamen sonuçlanmadan denetimle ilgili ön karar verilmemeli.
  • Denetim esnasında örnekleme yapılırken örnek seçimi firmaya bırakılmamalı denetçi tarafından yapılmalı.
  • Planda belirtilen zamana uyulmalı.

Denetimin Raporlanması:

  • 1. Aşama Denetimler ve 2. Aşama denetimlerin sonucunda denetim raporu (Aşama 1 ve Aşama 2) doldurulur
  • Denetim raporu denetim esnasında tamamlanmalı ve Denetim raporları müşteriye imzalatılarak bir nüshası müşteriye denetçiler tarafından bırakılmalıdır.
  • Etkinliği gösteren örnekler/objektif deliller kaydedilmeli.
  • Örnekler referanslarla tanımlanmalı.
  • Raporun; açık, net ve gerçekçi olduğundan emin olunmalı.
  • Belgelendirme tavsiyesi denetim raporunda yapılmalı.

Uygunsuzlukların Raporlanmasında:

  • Standardın ilgili maddesine refere edilmeli.
  • Uygunsuzluk delilinin ve alanının tanımlanması denetçiler tarafından yapılmalı. Kök nedenler müşteri tarafından açık yazılmalı. Bu konuda denetçiler tarafından denetimde müşteri uyarılıp, bilgi verilmelidir. Kök neden doğru ve açık şekilde yazılmamış ise denetçiler uygunsuzluk kapamasını yapmamalıdır. Kök neden analizi yazılan uygunsuzluğa göre değerlendirilecek. Uygunsuzlukların kapanmasında objektif delillerin etkinliği abul l edilerek, uygunsuzluk formunda düzeltici faaliyetin doğrulanması denetçi tarafından etkin değerlendirilerek uygun ise objektif delillerin kapaması açık yazılmalıdır. Uygunsuzlukların kapanmasında, düzeltici faaliyetin denetçi tarafından değerlendirilmesinde sadece uygundur diye yazılması doğru değildir. Belgelendirme Müdürü raporu incelerken bu tip yazılan uygunsuzluk kapamaları, Belgelendirme Müdürü tarafından kabul edilmeyecektir.
  • İlgili dokümanların tanımlanması yapılmalı. Örn. Hangi proseste veya dokumanda uygunsuzluk tespit edilmişse. TL.xxx.xxx Revizyon No:00 diye uygunsuzluk raporunda denetçiler tarafından belirtilmelidir.
  • Tüm BÜYÜK uygunsuzluklar için özel tanımlamaların yapılmasına dikkat edilmeli. Denetimde denetçiler tarafından, denetlenen proseslerin birinde birden fazla hata çıkarsa bunları minor diye ayırmak yerine bir BÜYÜK uygunsuzluk olarak belirtilerek yazılmalıdır.
iso 9001 denetim prosedürü içerik-3
Raporda Asla Olmaması Gerekenler:
  • Raporda müşteri imzasının olmaması,
  • Müşteri tarafından raporun anlaşılır olmaması,
  • Tavsiye veya öneri niteliğinde kelimelerin kullanılması,
  • Uygunsuzlukların (büyük/küçük), gözlem olarak tanımlanması,
  • Büyük veya Küçük uygunsuzluk kaydedilmişken belgelendirmenin tavsiye edilmesi.
Hatalı Denetim Checklist Örnekleri:
  • Üç teklif imzasız,
  • Muayene deney raporlarının iyi doldurulmadığı ve tutulmadığı,
  • Bazı kontrollü dokümanlar olması gereken yerlerinde değil,
  • Bazı durumlarda tedarikçi değerlendirilmesinin yapılmadığı,
  • Bazı dokümanların referans numarasının olmadığı,
  • Düzeltici faaliyetlerin takip edilmesi gerekir,
  • Satın alma formunun kullanılmadığı.
  • Denetim Checklisti ve raporlarının v.b yazılması esnasında yapılan yazım hatalarının düzeltiminde tipeks, daksil kullanılmaz. Hata yapılan kısım üzerine iki çizgi çizilir.
Olabilecek Muhtemel Denetim Seti Hataları:
  • Kapsamın açık bir şekilde tanımlanmaması,
  • Ürün veya hizmet tip/tanımlanmasının eksik olması,
  • Standart maddelerini kapsamaması,
  • Objektif delillerinin yetersiz yapılması,
  • Denetim raporlarında müşteri onay yetkili imzasının olmaması
  • Açılış, kapanış toplantısında denetim ekibi ve müşteri yönetiminin imzası olmaması.
  • Uygulanabilir olmasında ilgili yasal şart veya standartlara refere edilmemesi,
  • ISO/IEC 17021-1, ISO 22003 göre yetersiz denetçi gün tespitinin yapılması.

1.3 Ön Denetimde yapılmaması gerekenler;

  • Eğitim yaklaşımı sergilenmemelidir.
  • Danışmanlık yapılmaması gerekmektedir.
  • Ön denetim sonucunda (varsa) uygunsuzlukların kapatılması için sistem ve zaman kısıtlaması yapılmamalıdır.
iso 9001 denetim prosedürü içerik-4

1.4 Aşama 1 Denetimi Amacı

İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME belgelendirme doküman incelemenin (Aşama 1) nerede ve ne zaman yapılacağı konusunda müşteri ile anlaşır. Ama her türlü durumda da Aşama 1 denetimi yapılmadan Aşama 2 denetimine geçilemez.

Aşama 1 denetiminin yapılmasının amacı ve yapılması gerekenler aşağıda belirtilmiştir; (aşağıdaki tüm maddeler ISO 17021-1 göre belirlenmiştir. Ayrıca ek geliştirilen maddelerin atıfları ise her madde için ayrı ayrı yazmaktadır)

  • Müşterinin yönetim sistem dokümantasyonunun (prosedürleri de içeren) denetimi,
  • Müşterinin mahallerin ve saha odaklı durumlarının değerlendirilmesi ve Aşama 2 denetimine hazırlıklı olmayı belirlemek üzere müşterinin personeli ile müzakerelerin yapılması,
  • Müşterinin statüsünün gözden geçirilmesi ve standardın ve özellikle kilit performansın veya önemli yönlerin, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili şartlarının anlaşılması,
  • Yönetim sisteminin kapsamı, proseslere ve müşterinin mahallen ile ilgili yasal ve düzenleyici hususlar (kalite, çevre, müşterinin çalışmasının yasal yönleri, ilgili riskler vb.) hakkındaki gerekli bilgilerin toplanması,
  • Aşama 2 denetimine yönelik kaynak tahsisinin gözden geçirilmesi ve Aşama 2 denetiminin ayrıntıları üzerinde müşteri ile anlaşmaya varılması,
  • Müşterinin yönetim sisteminin ve muhtemel önemli yönleri çerçevesinde saha çalışmalarının yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla,
  • Aşama 2 denetiminin planlanmasına odaklanılması,
  • Iç denetimlerin ve yönetim gözden geçirmesinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin ve sürekli iyileştirmeyi kapsadığını ve yeterli etkinliğin gösterilip gösterilmediğinin incelenmesi ve ayrıca uygulanan yönetim sistemi uygulama seviyesi ile müşterinin Aşama 2 denetimi için hazır olup olmadığının değerlendirilmesi.
  • Firmanın risk seviyesinin kontrol edilmesi,
  • Müşterinin ve saha proseslerinin tanımı ve açıklaması

ISO 9001 Aşama 1 denetimi firma sahasında (on-site) veya firmaya gitmeden ofiste (off-site) yapılabilir. Bu durum risk grubuna göre değerlendirilir.

En yüksek ve yüksek riskli gruplarda bulunan firmaların Aşama 1 denetimi firma sahasında gerçekleştilir.

Orta ve düşük risk gruplarında bulunan firmaları Aşama 1 denetimi ise, firmanın sahasında yapılabileceği gibi dokümantasyon üzerinde de yapılabilir.

1.4.1 Aşama 1 için ayrılan süre toplam belgelendirme süresinin en fazla %30’u kadar olabilir.

1.4.2 Aşama 1 denetimi sahada yapılırsa firma denetim süresinde en fazla %30 indirim yapılabilir, masa başında yapılırsa en fazla %10 süre indirimi yapılabilir.

Aşama 1 denetimi sırasında Denetçinin tespit ettiği bulgular firmaya rapor halinde sunulur. Aşama 1 denetiminde uygunsuzluk olması durumunda firmadan bu uygunsuzluklar veya tespitlerle ilgili firmanın kapatıp kapatmadığı ile ilgili teyit alınarak, aşama 2 denetimi planlanır.

Bu çalışmaların yeterli olup olmadığı Baş Denetçi ve/veya Denetçi tarafından değerlendirilerek firmaya bildirilir. Bu uygunsuzlukların kapatma sonuçları ise Aşama 2 denetiminde kontrol edilir. Yönetim Sistemlerinin masa başı denetiminde firmanın uygunsuzluklarının bulunması durumunda Baş Denetimcinin kararı ile denetimin devamı sahada gerçekleştirilebilir.

• Aşama 1 denetiminin firma sahasında yapılması durumunda, açılış ve kapanış toplantısı ile ilgili tutanak tutulması zorunludur.

• Aşama 1 denetiminin sonuçlarına göre Aşama 2 denetimi firma yetkilisi ve Baş Denetçi tarafından belirlenen tarihte planlanır.

Aşama 2 denetimi en fazla 6 ay ara ile organize edilmelidir.

• Doküman gözden geçirmesi de dahil olmak üzere denetim (1. Aşama) tek kişi tarafından yönetilmiyorsa belgelendirme kuruluşu farklı heyet üyelerinin faaliyetlerin nasıl koordine edildiğini gösterebilmelidir

• Baş Denetçi Aşama 1 denetim raporunu Aşama 1 denetiminden sonra Belgelendirme Müdürüne vermekle yükümlüdür.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-6

1.5 Aşama 1 Denetiminin Yapılması

1.5.1 Denetimin planlanması

Denetim talimatına göre FR.BEL.29 formu kullanılarak atanan denetçilere (Başdenetçi veya Başdenetçinin görevlendirdiği denetim ekibindeki bir denetçi), firmanın en az El Kitabı (gerekliyse prosedürleri ve Ön Bilgi alınacak formlar) gönderilir. Döküman incelemeyi yapan Başdenetçi veya Başdenetçinin görevlendirdiği denetim ekibinden bir denetçi, firma ile mail, telefon vb. Ile iletişim kurarak anlaşılmayan noktaları netliğe kavuşturur (döküman inceleme birden fazla denetçi tarafından da yapılabilir. Bu durumda Başdenetçi döküman incelemeye katılan tüm denetçilerden anlaşılmayan noktaları alarak firmayla görüşür ve son durumu diğer denetçilere aktarır) ve buna göre planı oluşturur. Eğer program Başdenetçinin görevlendirdiği bir denetim ekibi üyesi tarafından yapıldıysa Başdenetçi mutlaka planı kontrol etmeli ve onaylamalıdır. Plan oluşturulurken FR.BEL.25 Denetim Planı formu kullanılır.

Aşama 1 denetimi yerinde yapılıyorsa mutlaka plan Başdenetçi tarafından hazırlanmalıdır. Firma yerinde aşama 1 denetimi yapılmayacaksa tek denetçi gidiyor ise plan hazırlanması zorunlu değildir, ancak 2 denetçi gerekiyorsa aşama 1 denetim planı mutlaka hazırlanmalıdır.

Aşama 1 denetimi sırasında atanan denetçiler firmanın tüm NACE kodları ile uyumlu olmalıdır.

Plan en az şunları içermelidir ve dikkat edilmelidir:
  • Denetimin başlangıç ve bitiş gün ve saati
  • Doküman gözden geçirmesi de dahil olmak üzere denetim (1. Aşama) tek kişi tarafından yönetilmiyorsa belgelendirme kuruluşu farklı heyet üyelerinin faaliyetlerin nasıl koordine edildiğini (Hangi prosesi hangi denetçinin denetliyeceği, Eğer saha denetimi yapılacaksa bunların saat bilgileride belirtilmelidir.)
  • 1 adam/gün saat değerlendirmesinde her bir denetçinin ayrı departman/proses incelemesine özen gösterilir.
  • Birden fazla denetçi olduğu durumlarda o firmanın önemli proses(ler)i ör:üretim, hizmet sunumu, firmanın yaptığı işin NACE kodunu karşılayan denetçi tarafından denetlenmelidir. ISO 14001 Çevre Yönetim sistemi denetimlerinde Aşama 1 ve Aşama 2 denetiminde Teknik Uzman gerekli ise, 1. ve 2. Aşama denetimlerde rol alması zorunludur.

NOT 1: Denetim planı yapılırken aşama 1, aşama 2, doküman inceleme, günlük harcanacak saat gibi kriterler için mutlaka TL.BEL.03 Denetim Süresi Belirleme ve Ücretlendirme Talimatına uygun hareket edilir.

NOT 2: Çok sahalı firmaların denetim planı için Çok sahalı denetim Talimatı na uygun hareket edilir. Çok İşletmeli kuruluşlarda yukarıda tanımlanan ana hususlara ilaveten, denetim planı kuruluşun işletme sayısı ve proseslerinin mevcut durumu göz önüne alınarak detaylandırılır.

Denetim programı yapıldıktan sonra müşteriye Planlama sorumlusu tarafından, yazılı olarak 1 hafta önceden bildirilir. Bu bildirim sonrasında müşteri program üzerinde değişiklik yapma isteği varsa bunu bildirir. Bu bildirim sözlü veya yazılı olarak yapılabilir. Eğer müşteri programda değişiklik isteğinde bulunursa program müşteri isteğine göre değiştirilir ve onay için tekrar müşteriye gönderilir. Denetim planının son hali için müşteriden mutlaka teyit alınır. Bu teyit eğer mümkün ise imzalı olarak alınır. Eğer değil ise, Planlama Sorumlusu tarafından mutlaka telefonla firma aranarak teyit alınır.

Denetimi yapılacak olan firma eğer geçici sahaya sahip olan iş alanlarından birini yapıyorsa bu durumda aşama 1 de bunlardan en az birinin görülmesi (saha turu için) tavsiye edilir. Aşama 1 de geçici sahanın denetlenmemesi riskli olabilir.

Denetçi denetim planlarını hazırlarken aşağıdakilere dikkat eder.
  • Denetimde Gözetim Denetçisi bulunacaksa bunun hangi prosesler ve hangi denetçiler için olduğu
  • Teknik Uzmanların hangi proseste hangi denetçi ile birlikte olduğu
  • Denetlenecek faaliyetlerin uygun denetçilere dağıtılması. Denetlenecek olan faaliyetin faaliyet kodu onu denetlemek için seçilen denetçinin denetçi kodu ile tutarlı olmalıdır.
  • Denetim için ayrılan toplam süre
  • Kuruluşun proses ve departmanlarının durumları, karmaşıklıkları, büyüklükleri ve yetkililerin denetim anında bulunabilirliği
  • Denetim sırasında gidilecek olan yerleşkeler seyahat süreleri
  • Denetim ekibi ile denetim sırasında yapılacak ara değerlendirme toplantıları

Denetim planları denetimlerden abu ilgili kuruluşa iletilir ve her denetimin açılış toplantısında mutlaka teyit edilir. Denetim planları bir denetim kaydı olarak müşterinin ilgili dosyasında saklanır.

Denetim planları denetim planı formu kullanılarak hazırlanır.

Denetim Planının Hazırlanması
  • Denetçi tarafından hazırlanır.
  • Denetim Planında ilgili standart madde numaraları, denetlenen ilgili proses ve sorumlu adı, saat, denetçilerin kimler olduğu plan üzerinde açık olarak belirtilmelidir.
  • Plan denetim heyeti ile paylaşılır.
  • Denetim kapsamını içermelidir.
  • Denetim heyetinin gün içerisinde ve gün sonunda değerlendirme zamanlarını göstermelidir.
  • Denetim heyeti ve denetlenen bölüm/proses/faaliyet sorumluları için yol gösterici olmalıdır.
  • Her denetçi için en az 8 saat denetim süresi olmalıdır.
  • KYS denetimi için ayrılan toplam zaman içinde planlama ve rapor yazma faaliyetleri, toplam sürenin %10’ undan fazla yer tutmamalıdır.

1.5.2 Denetimin Gerçekleştirilmesi

Aşama 1 denetimi sahada (onsite) veya ofiste döküman inceleme şeklinde (off-site) yapılabilir. Denetimin hedefi ve amacı şunlardır:
  • Kapsamın teyit edilmesi
  • Firmanın NACE kodunun, ve kategorisinin doğru belirlenip belirlenmediği
  • Denetim adam/gün sayısının doğru belirlenip belirlenmediği
  • Firmanın Hariç Tutmaları doğru belirlemiş olması
  • Firmanın belirlediği Hariç Tutmalar için geçerli nedenleri gösterip göstermediği
  • Adres teyidi
  • Çalışan sayısı; Eğer denetim sırasında, firmanın çalışan sayısının başvuruda belirtilen çalışan sayısından farklı olduğu tespit edilirse, bu durum raporda belirtilir. Ve firmadan yazı alınır.
  • İç Denetimin firma bünyesinde etkin bir şekilde yapılıp yapılmadığı (İç Denetim kayıtları Aşama 1 de incelenir. Yalnızca eğer varsa iç denetim sonucunda açılmış olan düzeltici faaliyet gibi sonuçlar Aşama 2 de incelenir.)
  • Yönetim gözden geçirme toplantısının etkinliği (YGG toplantı kayıtları incelenir. Yalnızca YGG sonucunda yapılması gereken faaliyetler belirlenmiş veya sonucunda yapılan faaliyetler mevcut ise bu faaliyetler Aşama 2 de incelenir)
  • Yasal Şartların yerine getirilip getirilmediği. Yasal şartların firma içinde etkin bir şekilde sağlanıp sağlanmadığı kontrol edilir. Aşama 2 de ise bu yasal şartların uygulanmasında firmanın kendini nasıl kontrol ettiği ve izlediği kontrol edilir.
Eğer doküman inceleme yapılacaksa firmadan istenecek gerekli dokümanlar:
  • Kalite El Kitabı (varsa)
  • Kuruluş Bağlamı Bilgisi
  • Süreçler/Prosedürler
  • Talimatlar
  • Denetim ekibi yukarıda belirtilen amaçlardan biri olan iç denetim ve YGG’nin etkinliğini teyit etmek amaçlı firmadan ilgili kayıtları istemek zorundadır
  • Denetim ekibi yukarıda belirtilen amaçlardan biri olan Yasal Şartların yerine getirildiğini teyit etmek amaçlı firmadan ilgili belge ve kayıtları istemelidir.

Şartlara uygun yapılan plan üzerine denetim heyeti kendi üzerine düşen kısmın incelemesini gerçekleştirerek bulduğu bulguları Başdenetçiye ulaştırır. Başdenetçi tüm denetim ekibinden aldığı bulguları değerlendirir ve gerekli gördüğü noktaları ilgili denetçiye sorarak çözüme ulaşır ve Denetim Raporlaması kısmına geçer.

Yönetim Sistemlerinin masa başı denetiminde firmanın uygunsuzluklarının bulunması durumunda Baş Denetimcinin kararı ile denetimin devamı sahada gerçekleştirilebilir.

Eğer denetimler sahada yapılacaksa, Denetim Programına göre yürütülür. Denetim;
  • Açılış toplantısı, Denetim programı teyit edilir. Açılış toplantısında veya denetimin akışında planda değişiklik yapılırsa mutlaka plan üzerinde belirtilmelidir.
  • Saha turu
  • Denetimin gerçekleştirilmesi,
  • Eğer 1 den fazla denetçi var ise, Denetim ekibi ara değerlendirme toplantısı (Denetim ekibi ara değerlendirme toplantılarında; denetim süresince elde edilen bulgular gözden geçirilir ve gerek görüldüğü durumlarda denetim ekibi içinde görev dağılımı yapılabilir. Denetim ekibi üyeleri prosesin tamamlanması anlamında birbirlerinden denetleyeceği proseslerde özellikle dikkat etmesi gereken hususları bildirir.)
  • Denetim ekibi son değerlendirme ve firma Yönetim Temsilcisi ile görüşme toplantısı,
  • Kapanış toplantısı Aşamalarından oluşur.

Aşama 1 denetimi sonrası bulunan bir uygunsuzluk yok ise ve firmanın Aşama 1 raporu olumlu ise Başdenetçi kararı ile (durumu İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME Planlama sorumlusuna bildirmek şartıyla-bu bildirim yazılı değil sözlü de olabilir-) ve denetçilerin yeterli adam/gün sayısı karşılama durumu mevcut ise ve firma kabul ederse (aşama 1 denetimi kapanış toplantısında konuşularak), Aşama 2 denetimine hemen devam edilebilir veya firmanın uygun olduğu en kısa süre içerisinde yapılabilir.

1.5.3 Denetimin Raporlanması

Baş Denetçi Aşama 1 denetim raporunu Belgelendirme Müdürüne Aşama 1 denetiminden sonra ve Aşama 2 denetiminden önce vermekle yükümlüdür.

  • Açılış ve kapanış toplantısı kayıt altına alınır (FR.BEL.30)
  • İlgili standardın Aşama 1 Denetim Checklist’i doldurulur.
  • Varsa uygunsuzluk, Uygunsuzluk Formu doldurulur. Uygunsuzluk kısmına bakınız.
  • Daha sonra bulunan bulguların ve sonuç değerlendirmesinin yapıldığı Denetim Raporu doldurulur.
  • Aşama 2 denetim tarihi ve planı (Denetim Raporunda belirtilir. Aşama 1 ve Aşama 2 arasında geçecek süre en fazla 6 aydır.)

Aşama 2 denetimi, Aşama 1 denetiminden sonra 6 ay içerisinde gerçekleştirilemez ise Aşama 1 denetimi tekrar yapılır.

Aşama 1 denetimi sırasında denetim heyetinin tespit ettiği bulgular firmaya rapor halinde sunulur. Aşama 1 denetiminde bulunan uygunsuzluklar ve gözlemler dökümante edilir ve firmaya verilir. Bulunan uygunsuzluklar da izlenecek metot için bu prosedürün Uygunsuzluk kısmına bakınız.

Düzeltici faaliyet planının Uygunsuzluk kısmında belirtildiği şekilde onaylanmasının ardından firmanın verdiği kapatma tarihine göre tahmini aşama 2 denetim tarihi planlanır. Bu denetim tarihine yakın firma ile görüşülerek kapatmaları yapıp yapmadığı teyit edilir. Kapatma kanıtlarına ihtiyaç duyulmaz. Aşama 2 denetimi sırasında bu uygunsuzlukların kapatılmasına dair kanıtlara bakılır. Bulunan uygunsuzluklar için baş denetçi kapatmaları döküman inceleme olarak yapma kararı verebilir.

2. Aşama 2 Denetimleri

2.1. Aşama 2 denetimlerinde, firmanın ilgili yönetim sisteminin belgelendirilmesi amacıyla başvurduğu kapsamdaki tüm faaliyetler ve bunlarla ilgili referans standart maddelerine istinaden kayıtları üzerinde inceleme yapılır.

Aşama 2 denetiminin amacı, müşterinin yönetim sisteminin etkililiği dahil olmak üzere uygulamasını değerlendirmektir. Aşama 2 denetimi, müşterinin bütün sahalarında yapılmalıdır. (ISO 17021-1)

Aşama 2 denetimi en azından aşağıdaki hususları içermelidir:

  • Uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanların şartlarına uygunluk hakkındaki bilgi ve kanıt,
  • Kilit performans hedefleri ve amaçlarına yönelik (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanlarındaki beklentilerle tutarlı) performansın izlenmesi, ölçülmesi, kayıt altına alınması ve gözden geçirilmesi,
  • Yasal uygunluk yönünden müşterinin yönetim sistemi ve performansı,
  • Müşteri proseslerinin operasyonel kontrolü,
  • Iç denetim ve yönetimin gözden geçirmesi,
  • Müşteri politikaları için yönetimin sorumluluğu,
  • Hüküm ifade eden şartlar, politika, performans hedefleri ve amaçları (uygulanabilir yönetim sistem standardı veya diğer hüküm ifade eden dokümanlarındaki beklentilerle tutarlı), uygulanabilir her türlü yasal şartlar, sorumluluklar, personelin yeterliliği, operasyonlar, prosedürler, performans vensi abul denetim bulguları ile sonuçları arasındaki bağlantılar.

Aşama 2 denetiminin hedefleri şunlardır:

  • Kuruluşun kendi politika, hedef ve prosedürlerine katıldığını/uyduğunu teyit etmeli
  • Sistemin, ilgili yönetim sistemiyle standardının tüm gereklilikleriyle uyuştuğunu ve politika hedeflerine ulaştığını teyit etmeli

Hedefleri başarmak için, aşama 2 denetimi, standardın tüm unsurlarını (1. Aşamada tam olarak ve başarıyla denetim edilenler dışında) kapsamalı ve kuruluşla ilgili olarak özellikle aşağıda belirtilen hususlar üzerinde odaklanmalıdır:

Yasal ve diğer şartlarla uygunluğu sağlayacak prosedürler;
  • Değerlendirme prosesinden elde edilen amaç ve hedefler;
  • Operasyonel kontrolü;
  • Performansın izlenmesi, ölçülmesi, rapor edilmesi ve amaç ve hedefler göz önünde bulundurularak gözden geçirilmesi;
  • Uygunsuzlukların belirlenmesi, değerlendirilmesi ve düzeltici/önleyici faaliyetlerin tamamlanması;
  • Iç denetimin ve yönetimin gözden geçirmesinin gerçekleştirilmesi;
  • İlgili yönetim sistemi politikası konusunda yönetim sorumluluğu;
  • Yasal şartların takibi ve etkinliği , firmada uygulanan yasal şartların gözden geçirilmesi ve gerekli doğrulamaların yapılması, firmanın bu konudaki yeterliliğin takibi.

2.2. Aşama 2 Denetiminin Yapılması

2.2.1 Denetimin planlanması

Aşama 1 de denetim ekibinde olan kişilerin aşama 2 de de olması tercih edilir. Bu durumun mümkün olmadığı durumlarda yeni denetim ekibi üyelerine aşama 1 denetim raporu verilir.

Aşama 1 de belirlenen proseslere göre Başdenetçi veya Başdenetçinin görevlendirdiği denetim ekibinden bir denetçi tarafından plan hazırlanır.

Eğer plan başdenetçinin görevlendirdiği bir denetçi tarafından yapılırsa başdenetçi tarafından kontrol edilmeli ve mutlaka onaylanmalıdır. Plan oluşturulurken FR.BEL.25 Denetim Planı formu kullanılır. Madde 5.3.1’ e ek olarak; Plan en az şunları içermelidir ve dikkat edilmelidir:
  • Denetimin başlangıç ve bitiş gün ve saati
  • Doküman gözden geçirmesi de dahil olmak üzere denetim (1. Aşama) tek kişi tarafından yönetilmiyorsa belgelendirme kuruluşu farklı heyet üyelerinin faaliyetlerin nasıl koordine edildiğini (Hangi prosesi hangi denetçinin denetleyeceği, Eğer saha denetimi yapılacaksa bunların saat bilgileri de belirtilmelidir.)
  • 1 adam/gün saat değerlendirmesinde her bir denetçinin ayrı departman/proses incelemesine özen gösterilir.
  • Birden fazla denetçi olduğu durumlarda o firmanın önemli proses(ler)i ör:üretim, hizmet sunumu, firmanın yaptığı işin NACE kodunu, Kategorisini karşılayan denetçi tarafından denetlenmelidir.
  • Aşama 1 denetiminde herhangi bir prosesi inceleyen denetçinin, aynı prosesi Aşama 2 denetiminde incelemesine dikkat edilmelidir.

Ör: YT Faaliyetlerini inceleyen denetçi aynı işleri denetlemelidir. Yasal mevzuatları denetleyen denetçi, aşama 2 de aynı prosesin uygulanmasını incelemelidir.

NOT 1: Denetim planı yapılırken aşama 1, aşama 2, döküman inceleme, günlük harcanacak saat gibi kriterler için mutlaka TL.BEL.03 Denetim Süresi Belirleme ve Ücretlendirme Talimatına göre yapılır.

NOT 2: Çok sahalı firmaların denetim planı için Çok sahalı denetim Talimatı na göre yapılır. Çok İşletmeli kuruluşlarda yukarda tanımlanan ana hususlara ilaveten, denetim planı kuruluşun işletme sayısı ve proseslerinin mevcut durumu göz önüne alınarak detaylandırılır.

Denetim programı yapıldıktan sonra müşteriye yazılı olarak en geç 1 hafta öncesinde bildirilir. Bu bildirim sonrasında müşteri program üzerinde değişiklik yapma isteği varsa bunu bildirir. Bu bildirim sözlü veya yazılı olarak yapılabilir. Eğer müşteri programda değişiklik isteğinde bulunursa program müşteri isteğine göre değiştirilir ve onay için tekrar müşteriye gönderilir. Denetim planının son hali için müşteriden mutlaka teyit alınır. Bu teyit eğer mümkün ise imzalı olarak alınır. Eğer değil ise, Planlama Sorumlusu tarafından mutlaka telefonla firma aranarak teyit alınır.

Geçici sahaya sahip iş alanlarında faaliyet gösteren firmaların sahip oldukları geçici saha sayısına göre örnekleme yapılarak denetim planlanır.

Firmanın denetim yapılacağı sırada sahası yok ise denetim gerçekleştirilmez. Firma, ilk gözetime kadar iş alamadığını beyan edip saha gösteremediği takdirde, ilk ara denetim sırasında belge askıya alınır.

Denetim planı eğer varsa şu ayrıntıları içermelidir:
  • Denetimde Gözetim Denetçisi bulunacaksa bunun hangi prosesler ve hangi denetçiler için olduğu
  • Teknik Uzmanların hangi proseste hangi denetçi ile birlikte olduğu

2.2.2 Denetimin Gerçekleştirilmesi

Aşama 1 bulgularına ışığında standardın istediği tüm gereklerin sağlandığını görmek üzere gerçekleştirilir.

Aşama 2 denetimi firmada (on-site) yapılır. Denetimler, Denetim Programına göre yürütülür. Denetim;
  • Açılış toplantısı ile başlar ve Denetim programı müşteri ile teyit edilir. Açılış toplantısında veya denetimin akışında planda değişiklik yapılırsa mutlaka plan üzerinde belirtilmelidir.
  • Saha turu
  • Denetimin gerçekleştirilmesi,
  • Eğer 1 den fazla denetçi var ise, Denetim ekibi ara değerlendirme toplantısı (Denetim ekibi ara değerlendirme toplantılarında; denetim süresince elde edilen bulgular gözden geçirilir ve gerek görüldüğü durumlarda denetim ekibi içinde görev dağılımı yapılabilir. Denetim ekibi üyeleri prosesin tamamlanması anlamında birbirlerinden denetleyeceği proseslerde özellikle dikkat etmesi gereken hususları bildirir.)
  • Denetim ekibi son değerlendirme ve firma Yönetim Temsilcisi ile görüşme toplantısı,
  • Kapanış toplantısı aşamalarından oluşur.

Tüm standartların aşama 2 denetimlerinde ilgili standardın tüm maddelerini kapsayacak şekilde denetim gerçekleştirilir. Aşama 1 de incelenenlerin aynısını incelemek her zaman gerekmez. Eğer Aşama 1 sırasında denetim ekibi incelemenin tam olduğuna karar verirse, artık o konular Aşama 2 de incelenmeyebilir. Eğer aşama 2 ye katılacak denetim ekibi aşama 1 dekinden tamamen farklı ise bu durumda Aşama 2 sırasında incelenen kısımların gözden geçirmesi yapılabilir.

2.2.3 Denetimin Raporlanması

Baş Denetçi Aşama 2 denetim raporunu Belgelendirme Müdürüne vermekle yükümlüdür.

  • Açılış ve kapanış toplantısı kayıt altına alınır (FR.BEL.30)
  • İlgili standardın Aşama 2 Denetim Checklist’i doldurulur.
  • Varsa uygunsuzluk, Uygunsuzluk Formu doldurulur. Uygunsuzluk kısmına bakınız.
  • Daha sonra bulunan bulguların ve sonuç değerlendirmesinin yapıldığı Denetim Raporu doldurulur. Gözlemler, Denetim Sonuç Kararı,
  • Gözetimler için plan yapılır
  • Belgelendirme için önerisini belirtir
  • Denetim raporu denetim esnasında tamamlanır.
  • Etkinliği gösteren örnekler/objektif deliller kaydedilir.
  • Denetim raporunda hariç tutmaların neler olduğu ve haklı gerekçeleri denetçiler tarafından açık yazılmalıdır.
  • Denetim raporlarında İç denetim ve ygg değerlendirmesi (Aşama 1 denetim raporu için) denetçi tarafından açık yazılmalıdır. Kabul veya red olup olmadığı denetçi tarafından belirtilmelidir.
  • Denetim raporunda denetçi tarafından, Gözlemler, iyileştirmeler ve firma hakkında genel özet kısımları yazılarak değerlendirilmelidir. Bu kısımlar boş bırakılmamalıdır.
  • Örnekler referanslarla tanımlanır.
  • Denetim raporunda denetim ekibi tarafından Müşteri Saha adresleri denetimi yapıldıysa, raporda denetlenen saha detayları açık yazılmalıdır.
  • Raporun; açık, net ve gerçekçi olduğundan emin olunmalıdır.

Aşama 2 denetimi sırasında denetim heyetinin tespit ettiği bulgular firmaya rapor halinde sunulur. Aşama 2 denetiminde bulunan uygunsuzluklar ve gözlemler dokümante edilir ve firmaya verilir

Denetimler sonrasında, tespit edilmiş olan BÜYÜK ve KÜÇÜK uygunsuzlukların tamamen kapatıldığı garanti altına alınmadan, belgelendirme veya belgenin kullanımı kararı için Belgelendirme Komitesine belgelendirme önerisinde bulunulmaz. Denetçi/Baş denetçi TL.BEL.06 Denetçi ve Teknik Uzman Nit. Ve Atama Talimatına göre periyodik değerlendirmeleri yapılarak FR.BEL.41 BaşDenetçi-Denetçi-Denetçi Adayı İzleme Formuna LS.BEL.04 de verilen Gözlemci Denetçi listesindeki kişiler tarafından değerlendirilerek kayıt altına alınır.

Müşteri Aşama 2 nin son gününden sonra 6 ay içerisinde tespit edilmiş olan uygunsuzlukların düzeltme faaliyetlerini yerine getirdiğini doğrulayamaz ise belgelendirme tavsiyesi verilmez. Yeni bir Aşama 2 gerçekleştirilir.

2.2.4 Tespit edilmiş olan Büyük ve Küçük uygunsuzlukların tamamen kapatıldığının teyit edilmesinden sonra,

  • Denetim Raporu,
  • Düzeltici Faaliyet Planı,
  • Çalışma Dokümanları,
  • Varsa denetime ilişkin kayıtlar ve ekleri, Belgelendirme Müdürüne teslim edilir.
  • Belgelendirme Komitesi tarafından Raporun Gözden Geçirilmesi
  • Açık, okunaklı ve sade olmalıdır.
  • Eksiklikler denetçi geri besleme formuna kaydedilir.
  • Belgelendirme Müdürü tarafından Baş denetçi değerlendirilerek, Baş denetçi değerlendirme formuna kayıt edilir.
  • Yetersiz bulunan denetçiye tekrar eğitim verilir. TL.BEL.06 talimatına göre denetçi, uzman değerlendirmeleri Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır.
  • Yapılan denetimde yeterli bulguların denetim ekibi tarafından belirtilmiş olması,
  • Rapor ile denetim ekibi tarafından verilen bilgiler ilgili standart ve kapsamda belgelendirme yapmaya yeterli olması,
  • Uygulanabilir yasal şartların denetlenmiş olması,
  • Denetime uygun denetim planının yapılmış olması,
  • Önerilen belgelendirme kapsamı kabul edilebilir ve bu kapsamdaki tüm faaliyetlerin denetlenmiş olması,
  • Eğer akredite bir belgelendirme isteniyor ise bu kapsam İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME akreditasyon kapsamlarının içermesi,
  • Denetim ekibinin gidilen denetim için yeterli ve uygun koda sahip olması,
  • Denetim süresinin yeterliliği,
  • Gerçekleşen denetim raporu İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME raporlama standartlarına uygunluğu.
  • Uygunsuzluğun doğru sınıflandırılması ve objektif delillerin yeterliliği,
  • Gözden geçirme kayıtları denetim raporunun denetimin kurallarına uygun ve denetim kriterine uygun yapıldığını anlamlı bir şekilde ortaya koyuyor olmalıdır. Gözden geçirme sırasında ayrıca denetim sırasında kaydedilen uygunsuzlukların nedenleri, Müşteri kök nedenleri belgelendirme kapsamına uygunluğu, doğru uygunsuzluk kategorisi gore belirtilmiş olması gerekmektedir.
  • Belgelendirme Komitesi denetim sonucunda kapatılmamış bir uygunsuzluk ( büyük veya küçük ) olması durumunda belgelendirme yapılmasına karar vermeyecektir.
  • Küçük ve Büyük uygunsuzluklar , ancak ilgili düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin tümü tamamlandıktan sonra denetçi tarafından kapatılır.
  • Denetim raporu bulguları ve düzeltici faaliyet bilgileri esas alınarak belgelendirme müdürünün tavsiye kararı ile belgelendirme komitesi sertifikanın verilmesine karar verir.
  • Düzeltici faaliyet planı gözden geçirilip kabul edildikten sonra belgelendirme yapılır.
  • Performans Değerlendirme TL.BEL.06 talimatına göre Belgelendirme Müdürü tarafından yapılır.
Şikayet ve İtirazlar
  • Denetim prosesi veya denetçi ile ilgili tüm itiraz ve şikayetler Danışma, Şikayet ve İtiraz komitesi tarafından bağımsız olarak değerlendirilir.
  • Tüm itiraz ve şikayetlerin analizi yönetimin gözden geçirme toplantılarında gündeme sunulur.

2.3 Takip Denetimi

Aşama 2 denetimi sırasında bulunan uygunsuzluk(lar) var ise bu uygunsuzluk(lar)ın düzeltmesi baş denetçinin kararı ile takip denetimi ile yerinde incelenerek kontrol edilebilir. Bu uygunsuzluk(lar) Büyük veya Küçük olabilir. Genel anlamıyla Büyük uygunsuzluklar takip denetimi ile kontrol edilir. Ama harici durumlar olabilir. Ayrıca bazı Küçük hataların da yerinde kontrol edilmesi gerekebilir. Bu durumda baş denetçinin kararı ile hareket edilir. Takip denetimi temel olarak bulunan uygunsuzluk(lar) için düzeltici/önleyici faaliyeti ve faaliyetin etkinliğini tespit etmek için yapılır. Yalnız bazı durumlarda başdenetçi uygunsuzluk(lar) için etkinliği tespit etmek amaçlı ilgili proses(ler)in tekrar denetlenmesini isteyebilir. Takip denetimi eğer proses veya proseslerin incelenmesi gerektiriyorsa bu proses(ler) Denetim Raporunda belirtilir. Denetim esnasında uygunsuzlukların kapatılmasının yanında denetim notlarına objektif delil kayıtları denetçiler tarafından denetim notları formuna not alınmalıdır.

Belgelendirme Müdürü Yeterli Not ve objektif delil olmadığında Belgelendirme kararı vermeyecektir.

Takip denetimi sonrasında bulunan uygunsuzluklar bu prosedürün Uygunsuzluk kısmında belirtildiği gibi önce onaylanmalıdır.

Takip denetimi bulunan uygunsuzluğun türüne düzeltici faaliyet, Küçük için 1 ay ve Büyük için 3 ay içerisinde yapılmak zorundadır. Bu süre Denetim Raporunda belirtilir.

Düzeltici Faaliyetlerin Doğrulanması

  • Organizasyon tarafından düzeltici faaliyet planlanırken, yapılacak faaliyet açık bir şekilde belirtilmelidir. (nasıl sorusuna cevap vermelidir.) Uygunsuzluğun kök nedeni müşteri tarafından açık yazılmalıdır.
  • Baş denetçi düzeltici faaliyetin tamamlama süresi için görüş sunmalıdır.
  • Uygunsuzluğa bağlı olarak düzeltici faaliyet için ihtiyaç duyulan süre belirlenmelidir. Küçük uygunsuzluklar için 1 ay , Büyük uygunsuzluklar için kapama süresi 3 aydır.
  • Duruma bağlı olarak takip faaliyeti için: delillerin sunulması, belirli alan veya tam takip denetiminin yapılması kararı verilmelidir.
  • Takip faaliyetin karar verme ile ilgili tüm detaylar raporun ilgili kısmına kaydedilmelidir. Uygunsuzlukların doğru yazılması ve kapamada objektif delillerin net yazılması gerekmektedir. Düzeltici faaliyetin doğrulanmasından sonra belgelendirme prosesi işler.

2.4 Gözetim Denetimleri

2.4.1

Gözetim denetimleri zamanı firma ile görüşülerek firmada varsa yapılan değişiklikler hakkında bilgi alınır. Bunun için Operasyon departmanı tarafından firmaya ücret bilgilendirmesi ile ilgili yazı çekilir. Gerekli bilgiler alındıktan sonra Firmalara Operasyon veya Belgelendirme departmanı tarafından Bilgi güncelleme formu gönderilir. Bu bilgiler Müracaat formuna kaydedilerek varsa değişikliklere göre (aşağıda örnekler verilmiştir) ilgili denetim kısımları değiştirilir.

Proseslerdeki değişiklik (eklenen proses(ler) dış kaynaklı prosesler dahil, çıkartılan proses(ler))
  • Çalışan sayısı artma veya azalma
  • Kapsam teyidi
  • Şube artırımı veya azaltılması

2.4.2

Gözetim denetimleri en azından yılda bir kez yapılır. İlk belgelendirmeyi takip eden ilk gözetim denetimi, Aşama 2 denetiminin son gününe göre planlanır ve bu tarihi geçemez. Gözetim Denetim tarihleri belirlenmesi aşamasında firmanın özel durumu; Deprem, Yangın, Sel Felaketi vb. talepler olması halinde normal denetim tarihinin 2 ay öncesi veya sonrası olmak üzere, belgesi askıya alınmadan planlanabilir. Ekonomik krizden dolayı denetim ertelemek zorunda firma kalırsa, firmanın erteleme ile ilgili haklı nedenleri toplanarak, erteleme 2 ay yapılabilir. Firma erteleme ile ilgili haklı gerekçesini göndermişse, Belgelendirme Müdürü bununla ilgili kararını alarak firmaya ve Operasyon Bölümüne maille veya telefonla bilgi verir. Ve denetim planlanır.

2.4.3

Gözetim denetimleri, firmanın yönetim sisteminin tümünü veya bölümlerini kapsayabilir.

Gözetim denetimi, tüm denetimi içermek zorunda değildir. En az şunları içermelidir;
  • İç denetim ve YGG
  • Önceki denetimlerde tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesi
  • Şikayetlerin ele alınması ve konu ile ilgili yapılan faaliyetler
  • Müşterinin amaçları bakımından sistemin etkinliği
  • Sürekli iyileştirmede amaçlanan planlı faaliyetlerdeki gelişmeler
  • Sürdürülen operasyonel şartlar
  • Sistemdeki her değişikliğin kontrolü
  • Marka kullanımı / belgelendirmeye yapılan atıflar

2.4.4

Gözetim denetimleri, Aşama 1 ve Aşama 2 olarak ayrılmaz. Gözetim denetiminde sadece Aşama 2 denetimi gerçekleştirilir.

Firmanın gözetim denetimi öncesinde ulaşılan bilgiler neticesinde bir önceki denetime göre önemli ölçüde değişiklikler (prosesteki teknolojik değişiklikler, uyacağı yasal şartların değişmesi veya revize edilmesi gibi durumlar) olduğuna karar verirse bu denetimi aşama 1 ve aşama 2 şeklinde yapılmasına karar verebilir.

2.4.5

Gözetim denetimlerinin sayısı; Belgelendirme Komitesi kararları, müşteri şikâyetleri, önceki denetimlerde bulunan uygunsuzlukların sınıfı veya denetim raporundaki öneriler doğrultusunda artırılabilir.

2.4.6

Firma, referans standardın yönetimin gözden geçirmesi ve iç denetim maddeleri ile ilgili uygulamalarını yılda en az bir kez yapmakla yükümlü olup, denetim ekibine bu uygulamalara ait kayıtları gözetim denetimlerinde ibraz etmek zorundadır.

2.4.5

Gözetim denetimlerinde bulunan KÜÇÜK uygunsuzluklar 1 ay içinde giderilerek, bildirilmelidir. Eğer 1 ay içinde uygunsuzluk kapatılmazsa belge askıya alınır. Firma eğer düzeltici faaliyetlerle ilgili sürelerinin uzatılması talebinde bulunursa kabul edilebilir gerekçeler sunmak zorundadır. Bu gerekçelerin kabulü Belgelendirme Müdürünün yetkisindedir.

2.4.6

BÜYÜK uygunsuzluk(lar) ise 3 ay içerisinde giderilmelidir. Bu verilen süre içerisinde uygunsuzluk kapatılmaz ise belge askıya alınır.

2.4.7

Gözetim denetimleri sonucunda raporlar belgelendirme komitesine sunulur.

2.4.8

Belgelendirmeye esas teşkil eden model standartların şartlarından, bir önceki denetim raporu ekinde yer alan uygunsuzlukların etkinliği bir sonraki gözetim denetiminde incelenir. Ayrıca birden fazla ürün gerçekleştirme prosesi bulunan kuruluşların proseslerinin tamamı 3 yıllık belge kullanım süresi içerisinde en az bir kez incelenecek şekilde Başdenetçi tarafından kuruluşa ait denetim planına alınır.

2.4.9

Belgelendirme veya Belge yenileme denetimini gerçekleştiren Baş denetçi, gerçekleştirilecek olan 2 ara denetim için de öngörü planını Denetim Raporunda belirtir. Gözetim denetimini gerçekleştiren Baş denetçi de bir önceki belirlenmiş olan planı dikkate alarak bir sonraki gözetim denetimi için öngördüğü planı Denetim Raporunda işaretler. Eğer herhangi bir işaretleme yapılmaz ise bu durum ilk belgelendirme denetiminde yapılan planın geçerli olduğunu belirtir. Baş denetçiler tarafından iki gözetim denetiminde ilgili standardın tüm maddelerinin incelenmesi sağlanır.

2.4.10

Gözetim denetimleri diğer yönetim sistemi denetimleri ile birleştirilerek yapılabilir. Bu durumda rapor her bir yönetim sistemi ile alakalı bulguları gösterecek şekilde olmalıdır.

2.5 Yeniden Belgelendirme Denetimi

2.5.1

Belge geçerlilik süresi olan üç (3) yılın sonunda, firmaların yönetim sistemlerinin ilgili standardın gereklerine uygun ve etkin olarak sürdürülmekte olduğunun ve sürekliliğinin sağlandığının garanti altına alınması için belge yenileme denetimi gerçekleştirilir.

2.5.2

Belge yenileme saha denetimi sırasında dikkat edilecek hususlar şunlardır:
  • Sistemin tüm elementleri arasındaki etkileşimin etkinliği
  • Operasyonel değişiklikler ışığında sistemin tamamının etkinliği
  • Sisteminin etkinliği ve iyileştirilmesini sürdürmeye yönelik gösterilmiş taahhüt
2.5.2.1

Belge yenileme denetimi, kuruluşun geçmiş performansı ve zayıf noktaları da dikkate alınarak, belgelendirme denetimlerinde incelenen tüm konular (sistem dokümanları ve saha denetimi içeren) incelenecek şekilde uygulanır.

2.5.2.2

Yeniden belgelendirme periyodunun planlanması 3 seneyi geçmemesi gerekir.

2.5.3

Yeniden Belgelendirme denetimleri, Aşama 1 ve Aşama 2 olarak ayrılmaz. Tek aşamalı olarak gerçekleştirilir. Eğer firmanın yeniden belgelendirme denetimi öncesinde ulaşılan bilgilerine göre bir önceki denetime göre önemli ölçüde değişiklikleri olduğuna karar verirse bu denetimi aşama 1 ve aşama 2 şeklinde yapılmasına karar verebilir.

2.5.4

Belge yenileme denetimlerinde, denetim sonucunda elde edilen bulgular ve uygunsuzlukların giderilmesine yönelik düzeltici faaliyetlerin takibi, belgelendirme denetiminde olduğu gibi gerçekleştirilir. Düzeltici faaliyetlerin kapatılması için Büyüklerde 3 ay ve Küçüklerde 1 aydır.

Ancak firmaya tanınan sürenin firma belge süresinin dolma süresini geçmemesine özen gösterilmelidir.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-7

2.6 Özel Denetimler

2.6.1. Değişiklik denetimleri,

2.6.1.1

Firma Unvanının Değişmesi, Firma Faaliyet Kapsamının değişmesi, Firma Adresi ve Şubelerinin Değişmesi gibi değişikliklerin kontrolü amacıyla gerçekleştirilen denetimlerdir. Değişiklik denetimlerinden önce eğer firmanın resmi statüsü değişmiş ise (adres, unvan vs.) hizmet sözleşmesi yenilenir.

2.6.1.2

Değişiklik talepleri firmalardan yazı ile alınır, operasyon müdürü tarafından doküman incelemesi ya da saha denetimi yapılıp yapılmayacağı kararı verilir ve firmaya yazılı olarak bildirilir.

2.6.1.3

Dokümanlar ve denetim raporu belgelendirme komitesi tarafından uygun görüldüğü takdirde değişiklik yapılır. Yeni belge düzenlenerek firmaya teslim edilir. Firmanın değişiklik talebi uygun görülmemişse firmaya yazı ile bildirilir. Belge değişikliklerinde firmanın mevcut belge geçerlilik süresi değişmez.

  • İsim Değişikliği: Firmanın üst yönetiminde değişiklik olmadan sadece firma ismi değişiyorsa bu durumda yerinde denetim yapılmadan gerekli resmi evrakların tekrar alınması gerekir. Bu tür durumlarda yerinde denetime gerek kalmaz. Yalnız sertifikanın tekrar basılması gerekir. Ücretlendirme, Denetim Süresi ve Ücretlendirme Talimatına göre yapılır. Firmanın var olan altyapı hafızasındaki bilgileri revize edilir. Firmanın üst yönetiminde değişiklik olduğu takdirde, başka ne tür değişiklikler olduğu ile ilgili bilgi istenir. Bilgi Güncelleme formu gönderilerek, alınan cevaplara göre (üst yönetimin sisteme müdahalesi, katılımı, proseslerdeki değişiklik vb. tekrar denetim yapılmasını gerektirir.) yerinde denetim yapılıp yapılmayacağına karar verilir.
  • Kapsam değişikliği: Kapsam değişikliği ve adres değişiklik denetimlerinde doküman incelemesinin yanında, kapsam ve denetim yerine bağlı olarak gereken sürede saha denetimi gerçekleştirilir ve Denetim Raporu ile kayıt altına alınır. Sahada yapılan denetimler değişikliğin boyutuna göre planlanır. Burada yapılan değişikliğin hangi prosesleri etkileme durumu olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
  • Bu değerlendirmede 1. Aşama denetimi gerektirip gerektirmediği değerlendirilir. Denetim süresi belirleme ve Ücretlendirme talimatı dikkate alınarak değişiklik hangi maddeleri kapsıyor ise denetim adam gün sayısı hesaplanır.
  • Adres değişikliği: Adres değişikliği için denetim yapılmaz. Belgelendirilmiş firmaya Bilgi Güncelleme Formu gönderilir. Firmadan Bilgi Güncelleme Formu ile birlikte güncel resmi evraklar istenir. Belge, Belgelendirme Prosedürüne uygun olarak revize edilerek belgelendirilmiş firmaya gönderilir. Revize edilen belgenin sertifika geçerlilik tarihi ve belgelendirme periyodu bitiş tarihi değiştirilmez. Gözetim Denetiminde yapılan adres değişikliği teyit edilir. Şayet firmanın adresi ile birlikte kapsamı (EA, NACE kodları) değişiyorsa, b) Kapsam Değişikliği maddesindeki süreç işletilir.
  • Saha eklenmesi veya azaltılması: Saha Standard isteğinde bulunuluyorsa sahanın firma kapsamında hangi prosesleri gerçekleştirdiğine göre işlem yapılmalıdır. Ör: Depolama için ayrı sahası bulunan firma bu sahanın kapatıldığı bildiriyorsa, depolama işleminin proses olarak kaldırıldığı mı yoksa depo işleminin var olan diğer sahalardan birine mi taşındığı irdelenir. Eğer firma depolama işlemini bırakıyorsa bu durumda kapsam değişikliği denetimi ile birlikte planlanır. Eğer firma depolama işlemini başka bir var olan ve önceden denetlenmiş bir sahaya taşıyorsa bu durumda da belge üzerinde o saha ile ilgili proses kapsamında değişiklik yapmak gerektiğinden bu prosesin nasıl adapte edildiğine dair bulguları görmek için taşıma yapılan sahada inceleme yapmak gerekir.

Saha artırımı isteğinde bulunan firma içinde yine bu sahada hangi prosesleri yerine getirdiğine dair bilgiler alındıktan sonra planlama yapılır. Eğer yeni eklenen saha diğer sahalar ile aynı işi yapıyorsa bu durumda sadece o sahanın ve merkezin (Operasyon Müdürü kararına göre merkez ofis için doküman incelemede olabilir) denetimi gerçekleştirilerek denetim sonuçlandırılabilir. Ama firmanın yeni açtığı saha diğer sahaları etkileyecek pozisyona sahip ise bu durumda firmanın diğer sahalar ile ilgili yaptığı çalışmaların kanıtı da istenerek, denetim sadece yeni açılan saha da gerçekleşebilir. Bu karar yine Operasyon Müdüründedir. Operasyon Müdürü isterse firmanın yaptığı çalışmaların etkinliğini görmek amaçlı diğer bazı saha(lar) için de denetim talebinde bulunabilir. Bu durum aşağıda da belirtildiği üzere firmanın periyodik denetim zamanına getirilmeye çalışılır.

Bu denetimler öncesinde Planlama Sorumlusu Müracaat Formunun ilgili bölümlerini doldurulur ve gerekliyse firma ile olan kontrat resmi firma bilgilerine göre yenilenir veya ek denetimler için Denetim Süresi Belirleme ve Ücretlendirme Talimatına göre belirlenen ücret üzerine ek sözleşme imzalanır.

Bu tür denetimlerin tercihen firmanın ara denetimi ile birlikte yapılması tercih edilmelidir. Bu müşteri için extra maliyetlerin kısılması demektir. Bunun için ara denetim tarihinde prosedürleri aşmamak kaydı ile öne alma veya öteleme gibi ayarlamalar müşteri memnuniyeti açısından yapılabilir.

2.7 Kısa Süreli – Haberli Denetim/Tetkik

2.7.1

Belgelendirme firması, kendisinden belgeli kuruluşlara ihtiyaç halinde kısa süreli haberli denetimler düzenleyebilir.

2.7.2

Bu durumun oluşabileceği konular aşağıda verilmiştir.

  • Herhangi bir şikayetin araştırılması durumunda
  • Akreditasyon kurumu isteğinde,

Herhangi bir şikayetin araştırılması durumun da, şikayete konu olan durum ile ilgili proses ve kişilere yönelik denetim planlanır. Denetim sadece şikayet üzerinde yol haritası çıkarılarak yapılır.

2.7.3

Denetimin yapılmasının planlanması durumunda belgeli müşteri önceden haberdar edilir. Denetimin kapsamı önceden belirlenir ve müşteriye bilgi verilir. Denetim ekibinin oluşturulması, denetim kapsamına göre belirlenir. Müşteriye ekip ile ilgili bilgi verilir.

2.7.4

Denetim sonuçları, denetim bulgularını içerecek şekilde raporlanır. Belgelendirme Komitesi gündemine alınır.

2.8 Transfer Denetimi

Kuruluşların transfer başvuruları, Müşteri Temsilcisi tarafından, Belgelendirme Başvuru Formu ile alınır, kontrol edilir ve transfer teklifinin verilmesi amacıyla, Belgelendirme Müdürlüğü’ne iletilir.

Transfer işlemi, yalnızca IAF MLA anlaşması kapsamındaki akreditasyon kuruluşları tarafından akredite edilmiş belgelendirme kuruluşlarından gelen başvurular için uygulanır. Diğer belgelendirme kuruluşları transfer için başvuruda bulunursa yeni müşteri olarak ele alınırlar ve belgelendirme süreçleri ilk belgelendirme aşamasından başlatılır.

Transfer için, kuruluşun sistem dokümanları ve önceki belgelendirme kuruluşunun yapmış olduğu denetim kayıtları talep edilir, incelenir ve kuruluş ziyareti yapılır. Firma transfer için uygunsa sözleşme yapılarak gözetim denetimi süreci başlatılır.

Yapılan incelemede aşağıdaki durumlar değerlendirilerek kayıtları Transfer Belgelendirme Başvuru Gözden Geçirme formunda tutulur.

  • İlgili kuruluşun faaliyetlerinin, ISQ’ nun hizmet kapsamında yer alıp almadığı,
  • Transferin nedenleri,
  • Belgenin akredite olup olmadığı,
  • Mevcut belgelendirmenin geçerliliği,
  • Önceki belgelendirme, gözetim ve/veya yeniden belgelendirme denetimi raporları ve bunların sonucunda ortaya çıkan uygunsuzluklar,
  • Alınan şikayetler ve yapılan işlemler,
  • Belgelendirme çevrimindeki güncel durum,
  • Yasal kuruluşlar ile herhangi bir ilişki.

Askıya alınan veya askıya alınma tehlikesi içindeki kuruluşların transfer başvuruları kabul edilmez. Transfer için başvuran kuruluşun sistem dokümanlarında tespit edilen uygunsuzluklar, yazılı olarak ilgili kuruluşa bildirilir. Ortaya çıkmış olan uygunsuzlukların, mevcut belgelendirme kuruluşu tarafından, transfer denetimi öncesi kapatılmış olması gerekir. Bu incelemeler sonucunda bir takım şüpheler oluşması durumunda, başvuran kuruluş, yeni müşteri olarak değerlendirilir veya sorunlu olduğu belirlenen alanlarda yoğunlaşan bir denetim gerçekleştirilebilir.

Önceki belgelendirme kuruluşunun, iş ilişkisini sonlandırmış, akreditasyonu sona ermiş, askıya alınmış yada geri çekilmiş ise belgelendirme süreçleri ilk belgelendirme aşamasından başlatılır.

iso 9001 denetim prosedürü içerik-5

2.9 Uygunsuzluklar

Uygunsuzlukların türüne göre başdenetçi firma ile görüşerek tahmini kapatma tarihini belirler. Bu süre tamamen firmanın denetiminde bulunan uygunsuzlukların kapatılması için firmanın düzeltici faaliyeti gerçekleştirme süresine göre belirlenir.

Bulunan uygunsuzluklar için firmanın kapatmaları istenir. Başdenetçi veya denetim ekibi veya İNTERSİSTEM TEKNİK BELGELENDİRME Operasyon Müdürü veya Belgelendirme Müdürü tarafından bu uygunsuzlukların onaylanması gerekmektedir ve onay firmaya yazılı olarak bildirilir (Baş denetçinin onaylaması tavsiye edilir. Gecikme yaşanacağı durumlarda ilgili yönetim sistemi denetçisi olan Operasyon Müdürü veya Belgelendirme Müdürü onaylayabilir).

Denetim ekibi son değerlendirme ve firma Yönetim Temsilcisi ile görüşme toplantısında; denetim sonucunda elde edilen bulgular gözden geçirilir.

Varsa ilgili standart(lar)ın şartlarından ve firmanın sistem dokümanlarından sapmalar tespit edilir ise uygunsuzluklar, Denetim Uygunsuzluk Formlarında Büyük veya Küçük şeklinde tanımlanarak, baş Denetçi veya Denetçi tarafından imzalanır.

Firmanın Denetim Uygunsuzluk Formlarını imzadan kaçınması durumunda Baş Denetçi, bu durumu raporunda belirterek Denetim Uygunsuzluk Formlarını, Belgelendirme Müdürüne ve bu yolla Belgelendirme Komitesine sunar.

Büyük Uygunsuzluk: Bu tür uygunsuzluklar genellikle takip denetimi gerektiren uygunsuzluklardır. Yinede bu karar başdenetçinin vereceği karara bağlıdır. Başdenetçi uygunsuzluğun kapatılması için etkinliği doküman inceleme şeklinde yapılabileceğine karar verebilir. Bu tür uygunsuzluklar için verilen maksimum süre 3 aydır.

Küçük uygunsuzluk: Bu tür uygunsuzluklar genellikle doküman inceleme ile kapatılabilecek uygunsuzluklardır. Yinede bu karar başdenetçinin vereceği karara bağlıdır. Başdenetçi uygunsuzluğun kapatılması için etkinliği takip denetimi ile yerinde görme şeklinde yapılabileceğine karar verebilir. Bu tür uygunsuzluklar için verilen maksimum süre 1 aydır.

Gözlem: Bunlar hiçbir uygunsuzluk türüne girmediği için firmadan bunları kapatması veya bunlarla ilgili çalışma yapması beklenmez. Yalnız bu yazılan gözlemler için firmanın yaptığı çalışmalar, sürekli iyileştirme çerçevesinde ara denetim/yeniden belgelendirme denetimlerinde denetlenmelidir.

Uygunsuzlukları yazarken Denetçiler aşağıdakilere dikkat etmelidir;

  • Her zaman standartta belirtilen terim ve tanımlar kullanılır.
  • Rapor diğer denetim heyeti tarafından da gözden geçirilir.
  • Şu kadar Küçük bir Büyük (örnek 7 Küçük = 1 Büyük) eder diye herhangi bir standart / kural yoktur.
  • Uygunsuzlukları destekleyen objektif delillerin yeterli olduğundan emin olunmalıdır.
  • Uygunsuzluğa bağlı olarak düzeltici faaliyet için ihtiyaç duyulan süre belirlenmelidir. Küçük uygunsuzluklar için 1 ay , Büyük uygunsuzluklar için kapama süresi 3 aydır.
  • Uygunsuzluk formunda kök nedenin açık yazılması konusunda denetim ekibi tarafından müşteri uyarılarak kontrol edilmelidir.
  • Uygunsuzluklarla ilgili muhakkak müşteri teyidi alınmalıdır.
  • Uygunsuzluklar muhakkak açık bir şekilde objektif delillerle desteklenmelidir.
  • Aynı proseste örn: üretim prosesinde birkaç tane uygunsuzluk ( Küçük) var ise tek uygunsuzluk olarak (Büyük) tanımlanarak yazılabilir.
  • Gözlemler açık ifade edilmelidir, Küçük uygunsuzluk statüsünde olmamalıdır.

3 Denetim Ile İlgili Dokümanlar

  • FR.BEL.23 Denetim Görevlileri- Uzman- Komite Üyesi- Çalışan-Tedarikçi Gizlilik Sözleşmesi
  • FR. BEL. 24 Başvuru Formu
  • FR. BEL. 25 Denetim Plan Formu
  • FR. BEL. 26 Belgelendirme Sözleşme
  • FR. BEL.28 Müracaat Formu
  • FR. BEL. 29 Denetim Ekibi Bildirim Formu
  • FR. BEL. 30 Açılış-Kapanış Toplantısı Kayıt Formu
  • FR. BEL. 31 ISO 9001 Aşama 1 Denetim Raporu denetim Seti
  • FR. BEL. 32 ISO 9001 Aşama 2 Denetim Raporu Denetim Seti
  • FR. BEL. 35 Denetim Uygunsuzluk Formu
  • FR. BEL .38 Belgelendirme Karar Formu
  • FR. BEL. 40 Baş Denetim Görevlisi Değerlendirme Formu
  • FR. BEL.41 Baş Denetçi- Denetçi – Denetçi Adayı İzleme Formu
  • FR. BEL. 43 Belgelendirme Takip Formu
  • FR.BEL.66 Yıllık Gözetim Ödeme Bildirim Formu
  • FR.BEL.57 Bilgi Güncelleme Formu
  • ISO 19011 Denetimler için Kılavuz, EA 7/01 Kılavuz
  • TL. BEL.05 Logo Kullanma Talimatı
  • TL. BEL. 06 Denetçi ve Teknik Uzman Nitelendirme ve Atama Talimatı
  • TL. BEL. 12 Denetim Talimatı
  • IAF MD-1, IAF MD-2, IAF MD-3, IAF MD-5, IAF MD-11, IAF MD-12, IAF MD-17, IAF MD-19 gibi.